Tisztelt Közgyűlés!
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet 48. § alapján összeállított éves ellenőrzési jelentésben a 2012. évi belső ellenőrzés által végzett tevékenységről, a belső kontrollrendszer működéséről, az intézkedési tervek megvalósításáról a Közgyűlésnek beszámolót kell készíteni.
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján
I.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
A belső ellenőrzés 2012. évre vonatkozó éves ellenőrzési tervét Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a 375/2011. (X.20.) határozatával hagyta jóvá.
A munkaerő mérleg három fő belső ellenőri kapacitással számolva tartalmazta az ellenőrzési feladatokra várhatóan szükséges ellenőri napok számát.
A csoportból egy fő belső ellenőr közszolgálati jogviszonya 2012. január 15-től megszűnt, ezt követően 2 fő belső ellenőr végezte a tervezett, és a rendkívüli ellenőrzéseket. Az éves ellenőrzési tervben a 3 fő részére tervezett ellenőrzésekből a 2 fő úgy tudta a legtöbb feladatot ellátni, hogy az összevonható ellenőrzéseket párhuzamosan végezték, a kapcsolódó ellenőrzések esetén hangsúlyosabban vizsgálták az adott területet, amelyet már az ellenőrzési programban rögzítettek.
A feladatok átszervezésével 46 ellenőri nappal csökkent a tervezett ellenőrzésekre fordított ellenőri napok száma az alábbiak szerint:
· Párhuzamosan két vizsgálatban került végrehajtásra az Érd Megyei Jogú Város Önkormányzat irányítása alá tartozó közétkeztetést biztosító intézmények étkeztetéssel kapcsolatos elszámolásainak és a közétkeztetésből fennálló étkezési díjhátralékok alakulásának utóellenőrzése és az étkezési normatíva igénybevételének ellenőrzése. A vizsgálatok a 2012. évi belső ellenőrzési tervben 9. számú és 17. számú ellenőrzések voltak (megtakarítás: 9 ellenőri nap).
· A belső kontroll rendszer működtetésének ellenőrzése során az ellenőrzési terv szerint előzőleg már ellenőrzött Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda nem került ismételten ellenőrzésre (megtakarítás: 10 ellenőri nap).
· A belső kontroll rendszer működtetésének ellenőrzése során az építéshatósági ügyiratok ellenőrzésére kiemelt súllyal került sor. Ezért a 2012. évi belső ellenőrzési terv 18. számú „Az építéshatósági feladatok ellátása során a határidők betartása” tárgyban az önálló ellenőrzés végrehajtása nem volt indokolt (megtakarítás: 12 ellenőri nap).
· Párhuzamosan egy vizsgálatban került végrehajtásra a vagyonleltár és a befektetett eszköz nyilvántartás egyezőségének ellenőrzése és a költségvetési gazdálkodásról szóló éves beszámolók (Önkormányzati összesen) és a leltárak ellenőrzése. Az ellenőrzések a 2012. évi belső ellenőrzési tervben 3. számú és 12. számú ellenőrzések voltak (megtakarítás: 15 ellenőri nap).
A 2012. éves belső ellenőrzési terv szerint egy fő belső ellenőr munkanapjainak száma 196 ellenőri nap volt.
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet 31. § (5) bekezdésének megfelelően, a belső ellenőrzés 2012. első féléves teljesítése szerint – 19-52847/2012. iktatószámon – a belső ellenőrzési terv módosítása megtörtént.
A humán erőforrás csökkenésére tekintettel az alábbi tervezett ellenőrzések kerültek ki a módosított ellenőrzési tervből:
1. A normatív támogatások közül a tankönyvtámogatás és a tartós tankönyvtámogatás igénybevételének, felhasználásának ellenőrzése a közoktatási intézményekben, amelyre 16 ellenőri nap volt tervezve.
2. A Bolyai János Általános Iskola működésének átfogó vizsgálata, szabályszerűség és gazdaságosság ellenőrzése. Az ellenőrzésre 35 ellenőri nap került tervezésre.
3. Az építéshatósági feladatok ellátása során a határidők betartása. Az ellenőrzésre 15 ellenőri nap volt tervezve.
4. A város vagyonával, tulajdonával kapcsolatos vagyonkezelési, vagyongazdálkodási feladatok ellátása. Az ellenőrzésre 25 ellenőri nap volt tervezve.
A módosított belső ellenőrzési terv 15 ellenőrzésre csökkentette az eredetileg meghatározott 19 tervezett ellenőrzést.
A humán erőforrás csökkenés miatt a belső ellenőrzési vezető jogszabályban előírt feladataira tervezett 120 munkanap helyett 58 munkanap került megállapításra.
Végrehajtott ellenőrzések száma: 18 volt. A végrehatott 18 ellenőrzésből a tervezett ellenőrzések száma 13, a terven felül elrendelt ellenőrzések száma 5 volt.
Megkezdett, de le nem zárt ellenőrzések száma 2012. december 31-én: 2 db.
A módosított belső ellenőrzési tervben:
- tervezett ellenőrzésekre tervezett ellenőri munkanapok száma: 306 ellenőri nap
- előre nem tervezett feladatokra tervezett tartalék napok száma: 28 ellenőri nap
A teljesített ellenőri napok száma 330 ellenőri nap volt, ebből
- tervezett ellenőrzésekre fordított ellenőri napok száma: 315 ellenőri nap
- a soron kívüli ellenőrzésekre fordított napok száma: 15 ellenőri nap.
Az 2011. évről áthúzódó ellenőrzések száma 3., amelyekre összesen 17 ellenőri napot fordítottak 2012. évben.
A 2013. évre áthúzódó ellenőrzések száma 2, amelyekre a tervezett időarányos ellenőri napok száma: 29.
Az alábbi ellenőrzések az ellenőrzési terv alapján kerültek végrehajtásra:
1. A érdekeltségi alap forrásának alakulása a 43/2011. (VI.29.) önkormányzati rendelet alapján.
2. Kedvezményes óvodai, iskolai étkezés és az étkezési normatíva igénybevételének ellenőrzése.
3. Az Érd Megyei Jogú Város Önkormányzat irányítása alá tartozó közétkeztetést biztosító intézmények étkeztetéssel kapcsolatos elszámolásainak és a közétkeztetésből fennálló étkezési díjhátralékok alakulásának utóellenőrzése.
4. A Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda feladat ellátásának ellenőrzése
5. A belső kontrollrendszer működtetésének ellenőrzése.
6. A 2012. évi költségvetési előirányzatok tervezése, a közvetett támogatások kimutatása, az előző évi pénzmaradvány.
7. A helyi nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodásának ellenőrzése, pénzügyi elszámolások, számviteli nyilvántartások ellenőrzése.
8. A költségvetési gazdálkodásról szóló éves beszámolók (Önkormányzati összesen) és a vagyonleltár és a befektetett eszköz nyilvántartás egyezőségének ellenőrzése.
9. Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének forrása és mértéke, továbbá az érdekeltségi alap kezelése.
10. A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolítása (változás bejelentések, szerződésmódosítások, projekt előrehaladási jelentések, kifizetési kérelmek, projekthez kapcsolódó szerződések).
11. A készletek beszerzése, kezelése, tárolása, nyilvántartása, elszámolása a Polgármesteri Hivatalban.
12. A személyszállítást végző gépjárművek üzemeltetésének hatékonysága, gazdaságossága az Érdi Közterület-fenntartó Intézménynél és a Szociális Gondozó Központban.
13. Az Érd Megyei Jogú Város Önkormányzatának többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságok pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése.
Az alábbi előre nem tervezett ellenőrzések kerültek végrehajtásra:
1. A rádiótelefonok használatának ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban.
2. A Majális és az EU Nap személyszállításának (9001019925. és 9001019926. számú számlák) teljesítés igazolása.
3. Az illetményelőlegek felvételének elszámolása a Polgármesteri Hivatalban.
4. Gárdonyi Géza Általános Iskola és Gimnázium – hiány befizetésének ellenőrzése.
5. Étkezési díjhátralék szülő általi kifogásolása.
A következő ellenőrzések voltak 2012. december 31-én folyamatban:
1.Az Állami Számvevőszék jelentése, és a belső ellenőrzés javaslatai alapján készített intézkedési tervekben foglaltak végrehajtásra.
2. Az értékhatártól függően bonyolított beszerzések, szolgáltatások, beruházások esetén alkalmazott közbeszerzési eljárások.
Büntető-, szabálysértési eljárás megindítására okot adó cselekményt a belső ellenőrzések nem tártak fel.
Kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást, hiányosságot egy esetben tárt fel a belső ellenőrzés. Károkozás ismétlődésére tekintettel a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXII. törvény alapján fegyelmi és kártérítési felelősség megállapítására került sor.
I.2. A Bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása
A Belső Ellenőrzési Csoportban 2012. január 15-től személyi változás történt. A feladatokat a belső ellenőrzési vezetői feladatokkal együtt 2 fő belső ellenőr látta el. A korábbi években ezeket a feladatokat 3 fő belső ellenőr látta el. A tervezett feladatok végrehajtásához külső szakértő bevonására nem került sor. A belső ellenőrök feladatköri és szervezeti (funkcionális) függetlensége biztosított volt, megbízásukkal kapcsolatban összeférhetetlenségi eset nem fordult elő.
A belső ellenőröknek az ellenőrzési tevékenység folytatásához szükséges államháztartási regisztrációik érvényesek voltak, egy fő országos szakértői regisztrációval is rendelkezett.
A szakmai továbbképzésekre fordított napok száma összesen 24 nap volt. A kötelező belső ellenőrzési továbbképzés keretében a közbeszerzési eljárások ellenőrzése modult és az uniós támogatások ellenőrzése modult eredményesen teljesítették.
Az ellenőrök munkáját segítő tárgyi eszközök, irodai felszerelések, irodai anyagok rendelkezésre álltak, az Internet hozzáférés biztosított volt.
A korábbi éves belső ellenőrzési jelentésekben megfogalmazott, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok megvalósultak.
A belső ellenőrzési vezető gondoskodott a belső ellenőrzések és az intézkedési tervek nyilvántartásáról, továbbá az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről.
A belső ellenőrzések végrehajtását hátráltató tényezők voltak:
- az ellenőrzött szervezeti egységek leterheltsége,
- a központi jogszabályok gyakori és jelentős változásai,
- a belső szabályzatok aktualizálásának késedelme,
- az államigazgatási feladatok átszervezése,
- a Polgármesteri Hivatalon belüli költözések,
- a belső ellenőrök létszámának csökkenése.
A belső ellenőrök a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján és a Belső ellenőrzési kézikönyv előírásainak megfelelően végezték munkájukat. A belső ellenőrzési jelentés tervezetekre az érintett szervezetek/szervezeti egységek vezetői észrevételt tehettek. Az ellenőrzött szervezetek/szervezeti egységek vezetőivel egyeztetett, lezárt ellenőrzési jelentések megküldésre kerültek Érd Megyei Jogú Város Jegyzőjének.
I.3. A tanácsadó tevékenység bemutatása
A belső ellenőrök tanácsadó tevékenységet a Jegyző, vagy a szervezeti egységek vezetőinek kezdeményezésére végeztek.
A tanácsadó tevékenység keretében megoldási lehetőségeket javasoltak a szociális ellátások keretében juttatandó utalványok kezelésével kapcsolatban. Az utalványok kezelési szabályainak megalkotása érdekében a belső ellenőrzés tanácsot adott az érintett szervezeti egység vezetőjének.
Az Érd és Térsége Szennyvízelvezetési- és Szennyvíztisztítási Önkormányzati Társulás belső szabályzatainak véleményezését követően javaslatok megfogalmazására került sor a szabályzatok tartalmát, szerkezetét illetően.
Az elvégzett belső ellenőrzéseket követően szóbeli tanácsadásra került sor a készletgazdálkodással és az ellenőrzési nyomvonallal kapcsolatban.
A Közgazdasági Iroda vezetőjének kérése alapján szakmai konzultációra került sor a Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek Alapító Okiratainak előkészítése során, a nyugta elszámolhatóságával és a követelések után felszámított áfa megfizetésével kapcsolatban.
A minőségirányítási vezetővel napi kapcsolat épült ki az ellenőrzési nyomvonal tartalmának és szerkezetének fejlesztése és az azonosított kockázatok egyeztetése érdekében.
A gazdasági társaságok pénzkezelésének ellenőrzésekor – tanácsadási jelleggel – a belső ellenőrök részletesen véleményezték a Pénzkezelési szabályzatokat.
A Polgármesteri Hivatal készletgazdálkodásának ellenőrzését követően, a Közgazdasági Irodavezető kérésére a Forrás SQL pénzügyi rendszer „készletnyilvántartó” moduljának szükséges beállításait a belső ellenőrök megbeszélték az informatikussal és segítettek a használat kialakításában a Gondnokságnak.
A belső ellenőrök szakmai konzultációt tartottak az egyik önkormányzati intézménybe frissen kinevezett gazdasági vezetővel.
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján
II.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok
A Polgármesteri Hivatal kiemelt célja a belső kontrollrendszer további fejlesztése, ennek érdekében a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés, valamint a minőségirányítási folyamatok összhangjának megteremtése volt.
A belső kontrollrendszer működtetésének tárgyában a 6/2012. számú ellenőrzés 2012. június 18-án került lezárásra. Az ellenőrzés megállapításai alapján a belső ellenőrzés a következőket javasolta:
1. „Gondoskodni kell a Gazdasági Ügyrend módosításáról és a pénzügyi, számviteli szabályzatok aktualizálásáról.
2. A szabályzatok változtatását, módosítását, vagy új szabályzat kiadását követően az érintettekkel el kell ismertetni a szabályzat megismerését (aláírás).
3. Az irodavezetői/csoportvezetői értekezletekről javasolt emlékeztetőt, feljegyzést készíteni az alábbi szervezeti egységekben:
Önkormányzati, Szervezési és Törvényességi Iroda,
Közgazdasági Iroda,
Adócsoport,
Városrendészeti Csoport,
Jogi és Pályázati Iroda,
Lakosság-szolgálati Iroda,
Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda.
4. Gondoskodni kell a számítógépek szünetmentes tápegységgel való ellátásáról.
5. Javasolt az ügyiratok hivatalon belüli áttételénél az Iratkezelési szabályzat 88) pontja szerint eljárni, amely szerint ”A szervezeti egységek, ügyintézők között csak átadókönyvvel, vagy az iktatón keresztül lehet átadni. Az iratokat újból iktatni nem szabad.”
6. Az Iratkezelési szabályzat alapján javasolt, hogy az Iktatócsoport ellenőrizze, hogy valamennyi iratot csatoltak-e és nincs-e nem oda tartozó irat csatolva az ügyiratban.
7. Javasolt, hogy írásban történjen a különböző számítástechnikai programokhoz való hozzáférés engedélyezése és a belépő dolgozók munkájával kapcsolatos informatikai jogosultságok meghatározása.
8. Kilépő dolgozó esetén gondoskodni kell a szervezeti egység vezetőjének a hozzáférési jogosultságok megszüntetéséről.
9. Az ügyintézési határidők betartásának érdekében szükséges az ellenőrzési pontokat pontosan meghatározni az ellenőrzési nyomvonalakban. A szervezeti egységek között szükséges az ügyiratokat, szerződéseket és egyéb bizonylatokat, 24 órán belül továbbítani az illetékes vagy érintett szervezeti egység részére.
10. Gondoskodni szükséges az azonosított kockázatok hivatali szintű nyilvántartásának kidolgozásáról.
11. A következő szervezeti egységeknek szükséges az ellenőrzési nyomvonalat módosítani a szervezeti átalakításnak, feladat változásnak megfelelően:
Önkormányzati, Szervezési és Törvényességi Iroda,
Közgazdasági Iroda,
Adócsoport (az ellenőrzés ideje alatt előkészítette),
Városrendészeti Csoport,
Jogi és Pályázati Iroda,
Lakosság-szolgálati Iroda,
Főépítészi Csoport,
Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda (4/2012. számú ellenőrzés alapján).”
A fenti javaslatokra a szervezeti egység vezetői intézkedési terveket készítettek a végrehajtásért felelős megnevezésével és a végrehajtás határidejének megjelölésével. Az intézkedések végrehajtásának ellenőrzésére a 2013. évi 4. számú tervezett belső ellenőrzés során kerül sor, amelynek tárgya: „Az ellenőrzési nyomvonalak alkalmazhatóságának ellenőrzése”.
II.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
Kontrollkörnyezet
A Szervezeti és Működési Szabályzat 7. számú melléklete mutatta be a Polgármesteri Hivatal szervezeti struktúráját, amely áttekinthető és egyértelmű volt. A Polgármesteri Hivatal Ügyrendje és a hozzá tartozó belső szabályzatok elektronikus formában a munkatársak részére elérhetőek voltak az L:/Public könyvtárban. A szabályzatok megismerésének dokumentálása azonban nem volt teljes körű az érintettek részéről.
A Polgármesteri Hivatal az MSZ EN ISO 9001:2009 szabványkövetelményeknek megfelelő minőségbiztosítási rendszert működteti, amely a belső kontroll rendszer működtetésének egyik eszköze.
A belső kontrollkörnyezet fejlesztéséhez szükséges a Gazdasági Ügyrend, a pénzügyi, számviteli szabályzatok, és az ellenőrzési nyomvonalak aktualizálása, továbbá a szabálytalanságok kezelésére kiadott eljárásrend betartása.
Kockázatkezelési rendszer
A Polgármesteri Hivatal 2011. december 1-jétől átalakított szervezeti struktúrával összefüggő szabályozások – a Gazdasági Ügyrend kivételével - és a munkaköri leírások elkészültek.
A Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei a belső környezetből származó kockázatok felülvizsgálatát 2010. évben dokumentálták, azt követően a szervezeti egységeknél a kockázatok felülvizsgálatáról dokumentáció nem állt rendelkezésre. Az ellenőrzési nyomvonalak frissítése a szervezeti átalakítást követően nem történt meg.
A központi követelményeknek, szakmai elvárásoknak nem felelt meg teljes körűen a beazonosított kockázatok hivatali szintű nyilvántartása. Nem tartalmazta a kockázat tűréshatárát, vagy a kockázat kezelésére bevezetett kontroll alkalmazásának helyét, működtetésének felelősét, a kontroll beépítésének időpontját, a kockázat változását (pl. megszűnt, mérséklődött, stagnált, nőtt), új kockázat megjelenését.
Kontrolltevékenységek
A belső kontrollkörnyezet működtetését a szervezeti struktúrával összhangban lévő munkaköri leírások támogatták. A szervezeti egységekben a feladatellátásra meghatározott iskolai végzettséggel és szakmai felkészültséggel rendelkező munkatársak dolgoztak.
A gazdálkodás során a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, érvényesítés és utalványozás rendjét betartották. A teljesítés igazolás módja megfelelő volt, azonban a belső ellenőrzés álláspontja e tekintetben az, hogy a hatáskörök delegálása nem volt minden esetben megfelelő (pl. az intézmények hőszolgáltatása, üzemanyag fogyasztás).
A kialakított kontrolltevékenységek folyamatában (pl. aláírási jog gyakorlása, információkhoz, adatokhoz való hozzáférés biztosítása, beszámoltatási eljárások) az észlelt kockázatokat kezelték. A Polgármesteri Hivatalban a működés és gazdálkodás során a tevékenységek szabályszerű és gazdaságos ellátására törekedtek.
Információs és kommunikációs rendszer
A Polgármesteri Hivatalban kiépített informatikai rendszer az információ átadást és a kommunikációt támogatta. Az informatikai rendszer biztonságos működtetésének belső szabályzata megfelelő volt. A szervezeti egységek közötti információ átadás technikai feltételei biztosítottak voltak. A beépített informatikai kontrollok az információkhoz való hozzáférést az adatvédelem érdekében korlátozták.
A heti rendszerességgel megtartott vezetői értekezletek lehetőséget adtak a feladatok vezetői szintű koordinálására, a feladatok delegálására.
Nyomon követési rendszer
A Polgármesteri Hivatalban biztosított volt a függetlenített belső ellenőrzés működtetése, a könyvizsgálat és a minőségirányítási rendszer működtetése. A folyamatos nyomon követés a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzések során valósult meg, Az eseti nyomon követést a belső ellenőrzés, a könyvvizsgálat, továbbá a külső és belső auditok valósították meg.
Összességében a belső kontroll eljárások a működésbeli hibák megelőzése és feltárás tekintetében kismértékű hiányosságokkal eleget tettek az eredményességi elvárásoknak.
III. Az intézkedési tervek megvalósulása
Az előző években az Éves belső ellenőrzési beszámolókban az intézkedési tervek végrehajtásáról a beszámolási évet megelőző állapothoz viszonyítva kerültek értékelésre a megtett intézkedések. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet alapján 2012. január 1-jétől az intézkedések végrehajtásáról szóló beszámolókkal kapcsolatos szabályok megváltoztak, szigorodtak az intézkedések követésének előírásai.
Az Állami Számvevőszék jelentése, és a belső ellenőrzés javaslatai alapján készített intézkedési tervekben foglaltak végrehajtásának ellenőrzését a belső ellenőrzés elvégezte.
Az Állami Számvevőszék jelentése alapján készített intézkedési tervben foglaltak végrehajtásával kapcsolatban a belső ellenőrzés megállapította, hogy a Jegyző hatáskörébe tartózó három javaslatra tett intézkedések eredményesek voltak. A Polgármester hatáskörébe tartozó tizennyolc javaslatból tizenhárom javaslatra a megtett intézkedések értékelhetőek voltak, három javaslatra a megtett intézkedések nem voltak eredményesek, két olyan javaslat volt, amelyre az ellenőrzött időszakban nem volt szükséges intézkedést tenni.
Az Állami Számvevőszék jelentése alapján készített intézkedési tervről külön beszámoló készült, amely a 2013. árpilis 25-i Közgyűlésre előterjesztésre került.
A belső ellenőrzések javaslataira 2012. évben megvalósított intézkedések ismertetésre:
· Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének forrása, mértéke, továbbá az érdekeltségi alap kezelése tárgyban végzett korábbi belső ellenőrzések javaslataiból 2012. augusztus 15-ig 3 javaslat teljesült, 2 javaslat nem teljesült.
· Érd Megyei Jogú Város Önkormányzat irányítása alá tartozó közétkeztetést biztosító intézmények étkeztetéssel kapcsolatos elszámolásainak és a közétkeztetésből fennálló étkezési díjhátralékok alakulásának utóellenőrzését követően a belső ellenőrzés megállapította, hogy az étkezési díjhátralék városi szinten magas annak ellenére, hogy az intézmények többsége aktívan csökkentette a hátralékot. Az ellenőrzést követően a további javaslatok a követelések behajthatatlanná minősítésére és a mélyszegénységben élők hátralékának szociális megoldására irányultak.
· A „kedvezményes óvodai/iskolai étkezési normatíva” igénybevételének évenkénti ellenőrzése hasznosnak bizonyult, mert a vizsgált intézmények nagy része figyelembe vette és hasznosította a javaslatokat és az alapvető szabálytalanságokat megszüntette.
· A Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda feladat ellátásával kapcsolatban az intézkedési terv végrehajtásáról az Irodavezető a beszámolt a Jegyzőnek. A beszámoló szerint a belső ellenőrzés javaslatainak megfelelőek voltak a megtett intézkedések.
· A rádiótelefonok hivatali célú használatával kapcsolatban készült intézkedési tervben 2 feladat végrehajtásáról beszámoltak, 3 intézkedés megtételének határideje 2012. december 31. napja volt.
· „A belső kontrollrendszer működése” tárgyban végzett előző évi 2/2011. számú belső ellenőrzés 23 javaslatából 12 teljesült, 4 részben teljesült, 7 nem teljesült. A javaslatok hasznosulása 60% volt. A 2012. évben végzett ellenőrzést követően készített intézkedési tervek végrehajtásáról az érintett szervezeti egységek vezetői beszámoltak.
· A 2012. évi költségvetési előirányzatok tervezésnek ellenőrzését követően készített intézkedési terv végrehajtását a 2013. éves költségvetési rendelet előterjesztésének határidejében határozták meg.
· Az illetményelőlegek felvételének elszámolásával kapcsolatban az intézkedés megtételének határideje 2012. december 31. napja volt.
· A helyi nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodásában az előző évi belső ellenőrzési javaslatok, megállapítások 40%-ban hasznosultak. A 2012. évi intézkedési tervek végrehajtásáról beszámoló nem került a belső ellenőrök részére átadásra.
· A 2011. évi költségvetési gazdálkodásról szóló éves beszámoló belső ellenőrzését követően intézkedési tervet a Polgármesteri Hivatal nem készített.
· A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolításával kapcsolatban az intézkedés megtételének határideje 2012. december 31. napja volt. Az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságok a korábbi belső ellenőrzéseket követően intézkedéseket tettek, pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmuknak kezelésekor az alapvető pénzkezelési szabályokat betartották. A belső ellenőrzés 2012. évben a pénztár helyszíni ellenőrzésekor sem hiányt, sem többletet nem talált, megállapította, hogy a pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának kezelésekor az alapvető pénzkezelési szabályokat betartották.
· A kötelezettségvállalások nyilvántartásának vezetése a vizsgált időszakban példaszerű volt. A kötelezettségvállalások nyilvántartását a Forrás Integrált pénzügyi, számviteli rendszerben vezették. A belső ellenőrzés időpontjáig (2012. december 19.) az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal „élő” szerződései maradéktalanul rögzítésre kerültek. A kiadási kötelezettségvállalások nyilvántartása éves szinten szállítónként biztosította az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal kötelezettségvállalásainak elkülönítését.
· A nyújtott önkormányzati támogatások munkafolyamatba épített ellenőrzése biztosított volt. A céljelleggel nyújtott önkormányzati támogatások cél szerinti felhasználásának ellenőrzését a hatáskörrel rendelkező szakirodák, a pénzügyi elszámolások munkafolyamatba épített ellenőrzését a Közgazdasági Iroda munkatársai látták el.
· A belső ellenőrzés javaslatának megfelelően az üzemanyag kártyák tárolása páncélszekrényben, külön erre a célra rendszeresített zárható kazettában történt. Az üzemanyag kártyák átadását-átvételét rendszámonként külön füzetben dokumentálták, amely megfelelő volt. A gépjárművek km óra állásainak vezetői ellenőrzése megtörtént.
Kérem a Polgármesteri Hivatal 2012. évi belső ellenőrzési jelenéséről szóló jelentés elfogadását !
Érd, 2013. április 2.
Mecsériné dr. Szilágyi Erzsébet
|
Előkészítette: |
Belső Ellenőrzési Csoport |
HATÁROZATI JAVASLAT
Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a Polgármesteri Hivatal 2012. évi belső ellenőrzési jelentését elfogadja.
A szavazás módja: nyílt szavazás, egyszerű többség szükséges.