Tisztelt Közgyűlés!
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 48. §-a alapján összeállított éves ellenőrzési jelentésben a 2013. évi belső ellenőrzés által végzett tevékenységről, a belső kontrollrendszer működéséről, az intézkedési tervek megvalósításáról a Közgyűlés részére beszámolót kell készíteni.
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján
I.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
A belső ellenőrzés 2013. évre vonatkozó éves ellenőrzési tervét Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a 320/2012. (X.18.) határozattal hagyta jóvá.
A munkaerő mérleg két fő belső ellenőri kapacitással számolva tartalmazta az ellenőrzési feladatokra – várhatóan - szükséges ellenőri napok számát.
A 2013. évi ellenőrzési terv 16 ellenőrzést tartalmazott.
A tervezett munkatervi ellenőrzésre 264 ellenőri nap állt rendelkezésre.
Az előre nem látható feladatok teljesítésére 38 ellenőri napot tartalmazott a 2013. éves ellenőrzési terv.
A végrehajtott, lezárt ellenőrzések száma 2013. december 31-én: 15.
Végrehajtott, de le nem zárt ellenőrzések száma 2013.december 31-én: 2.
Terven felül elrendelt és végrehajtott ellenőrzés száma:1.
A terven felül elrendelt ellenőrzés tárgya: „A magánszemélyek saját tulajdonában lévő személygépkocsik hivatali célú használata” volt.
A teljesített ellenőri napok száma 298 ellenőri nap volt.
Az előző évről (2012) két ellenőrzés húzódott át, amelyek befejezése, lezárása 29 ellenőri napot vett igénybe 2013. januárban.
A következő ellenőrzések voltak 2012. december 31-én folyamatban:
1.Az Állami Számvevőszék jelentése, és a belső ellenőrzés javaslatai alapján készített intézkedési tervekben foglaltak végrehajtásra.
2. Az értékhatártól függően bonyolított beszerzések, szolgáltatások, beruházások esetén alkalmazott közbeszerzési eljárások.
Az alábbi ellenőrzések a 2013. évi ellenőrzési terv alapján kerültek végrehajtásra:
1. Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének forrása és mértéke, továbbá az érdekeltségi alap kezelése.
2. A Szociális Gondozó Központ pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése.
3. Az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése.
4. Az Intézményi Gondnokság pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése.
5. A Polgármesteri Hivatal pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzése.
6. Az ellenőrzési nyomvonalak alkalmazhatóságának ellenőrzése.
7. A kötelezettség vállalások ellenőrzése.
8. A 2013. évi bölcsődei alap normatíva igénylése.
9. A személygépkocsik üzemeltetésének hatékonysága gazdaságossága.
10. Az adóhatósági feladatok végrehajtása. 2013. I. félévben.
11. A gazdasági események elszámolásának ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalban.
12. Az önkormányzati vagyon szétválasztása/átadása nyilvántartása és főkönyvi elszámolása.
13. A munkáltatói juttatások adókötelezettségének ellenőrzése.
14. A magánszemélyek saját tulajdonában lévő személygépkocsik hivatali célú használata.
15. A Szivárvány Óvoda működésének, gazdálkodásának átfogó ellenőrzése.
16. A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolítása.
17. A közbeszerzési eljárások lebonyolításának ellenőrzése.
Az alábbi végrehajtott ellenőrzések 2013. december 31-ig nem kerültek lezárásra:
1. A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolítása.
2. A közbeszerzési eljárások lebonyolításának ellenőrzése.
I.2. A Bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása
A belső ellenőri feladatokat a belső ellenőrzési vezetői feladatokkal együtt 2 fő belső ellenőr látta el. A tervezett belső ellenőrzési feladatok végrehajtásához külső szakértő bevonására nem került sor.
A belső ellenőrök feladatköri és szervezeti (funkcionális) függetlensége biztosított volt. A belső ellenőrök képzettségi szintje és gyakorlati tapasztalata megfelelt a 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 24.§ (2) bekezdésében foglaltaknak. Az ellenőrzési tevékenység folytatásához szükséges államháztartási regisztrációik érvényesek voltak. Rendelkeztek továbbá az országos ellenőrzési szakértői regisztrációval is.
A két fő belső ellenőr 12 nap szakmai továbbképzésen vett részt. A továbbképzés keretében – a jogszabályi változások követése érdekében – a belső ellenőrök részt vettek az országos belső ellenőrzési szakértői és a mérlegképes könyvelői képzéseken.
Az ellenőrök munkáját segítő tárgyi eszközök, irodai felszerelések, irodai anyagok rendelkezésre álltak. Az Internet hozzáférés, a Költségvetési levelek előfizetése biztosított volt az ellenőrök számára.
A belső ellenőrök a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján és a Belső ellenőrzési kézikönyv előírásainak megfelelően végezték munkájukat.
I.3. A tanácsadó tevékenység bemutatása
A belső ellenőrök tanácsadó tevékenységet a Jegyző, vagy a szervezeti egységek vezetőinek kezdeményezésére végeztek.
A minőségirányítási vezetővel napi kapcsolatot alakítottak ki a belső szabályzatok aktualizálásának és alkalmazásának, továbbá az azonosított kockázatok egyeztetése érdekében.
A tanácsadó tevékenység keretében a következő tárgykörökben került sor konzultációra és javaslatok megfogalmazására:
- KLIK Vagyonkezelési szerződés.
- Cafetéria juttatások.
- Sírhely újraváltás – ÉKFI.
- Közüzemi szolgáltatási díj visszafizetése.
- Költségvetési éven áthúzódó kötelezettségvállalás.
- A Gesztelyi ház bérbeadása.
- A távhőszolgáltatás koncessziós díjának számlázása.
- Beruházási Projekt adatlapok készítése.
- A közvilágítás közbeszereztetése.
- A külföldi és belföldi napidíjak jogszabályokban meghatározott mértéke.
- A belföldi és a külföldi kiküldetések szabályozása.
- A Szivárvány Óvoda működési kockázatainak feltárása az Alapító Okirat tükrében.
- Kötelezettségvállalással kapcsolatban feltett kérdésére válasz adás a Megyei Jogú Városok Szövetségének.
- Üzembe-helyezési Okmányok kitöltése.
A fenti tárgyakban tett javaslatok közül az Érdi Távhőszolgáltató rendszer üzemeltetésére vonatkozó koncessziós szerződés (továbbiakban: Koncessziós szerződés) módosításának kezdeményezésére nem került sor.
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján
II.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok
a.) Az ellenőrzési nyomvonalak alkalmazhatóságának ellenőrzését követően 2013. évben a belső ellenőrzés álláspontja szerint az alábbi intézkedések szükségesek:
1. A jegyző hatásköréből kikerült államigazgatási hatósági feladatokat a nyomvonalakból törölni.
2. A szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalait a Polgármesteri Hivatali szervezeti felépítésének megfelelően módosítani.
3. A szervezeti egységek új feladatait rögzíteni az ellenőrzési nyomvonalakban.
4. Az előterjesztések előkészítésének folyamatában rögzíteni az irat átadását az Önkormányzati, Szervezési és Törvényességi Iroda részére.
5. A társ szervezeti egységekkel való kapcsolatokat a nyomvonalban rögzíteni.
6. Az ellenőrzési pontokat konkrétan meghatározni a társirodákkal és a megbízási szerződés keretében ellátott feladatokkal kapcsolatban.
7. A szociális alapon nyújtott természetbeni juttatások nyilvántartásában a készlet aktuális állapotát vezetni. Az utalványokat sorszám szerinti - emelkedő sorrendben - kiadni.
8. A Karanta audit Zrt. által végzett vagyonkataszter felülvizsgálatáról készült jelentés alapján az intézkedési terv elkészítése, nyilvántartásba vétele, az intézkedések végrehajtása, az intézkedési terv végrehajtásáról beszámolni a jegyző részére.
9. Az átadott ügyek esetében fokozottan figyelni, hogy az ügyintézés határideje jegyzői hatáskörben, hivatali szinten 30 napon belül maradjon.
10. Kezdeményezni az ÉKFI alaptevékenységének fenntartói kontrollját, és az alapfeladat ellátásához szükséges forrás biztosítását.
11. Az aktualizált/módosított ellenőrzési nyomvonalakat a minőségirányítási vezető részére elektronikus formában és papíralapon megküldeni.
Az ellenőrzési nyomvonalakat a szervezeti egységek – a Közgazdasági Iroda kivételével – aktualizálták/módosították.
b.) A kötelezettségvállalással kapcsolatban a belső ellenőrzés álláspontja szerint az alábbi intézkedések szükségesek:
1. A kötelezettségvállalási, pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési és utalványozási jogkör gyakorlásáról szóló szabályzatok mellékleteinek módosítása.
2. A szabályzatokban nem szereplő, de alkalmazott utalvány rendelet használatának megszüntetése.
3. A kötelezettségvállalás nyilvántartásának kiegészítése a hitelszerződésekből eredő kötelezettségekkel.
4. A személyi juttatások költségvetési előirányzatainak felvezetése a tárgyévi költségvetés elfogadását követően a kötelezettségvállalás nyilvántartásába.
5. A „Forrás- SQL” kötelezettségvállalás nyilvántartás moduljából a kötelezettséggel nem terhelt előirányzatok lekérdezésének megoldása.
6. Megoldása annak, hogy a „Forrás- SQL” kötelezettségvállalás nyilvántartás modulja jelezze akkor is az előirányzat túllépést, ha megrendelő szerint vállaltak kötelezettséget, ez esetben a kötelezettségvállalás sorszáma „R”-el kezdődik (csak „ZS-nél” jelzi, amikor szerződéses kötelezettségvállalást rögzítenek).
7. A bevételek beszedéséből eredő kockázatok minimalizálása érdekében a bevételek teljesítésigazolása.
8. Likviditási terv készítése az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal tekintetében.
9. A rendelkezésre álló pénzügyi fedezet mértékéig terjedjen a kötelezettség vállalás az
Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal esetében is.
c.) Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Irodájában a pénztár, bankszámla és bankkártya pénzforgalmának ellenőrzését követően, a belső ellenőrzés véleménye szerint az alábbi tevékenységeket kell elvégezni:
1. A Pénzkezelési Szabályzat szövegét aktualizálni a jogszabályi és szervezeti változásoknak megfelelően.
2. A vásárlási előlegek 30 napos elszámolási határidejét tartani, az érintetteket írásban figyelmeztetni és a következő előleget csak akkor kiadni, ha az érintett az előző előleggel már elszámolt.
3. A pénztár váratlan vezetői ellenőrzését évente legalább egy alkalommal elvégezni.
4. A rontott tételekről nyilvántartást vezetni, különösen az anyakönyvvezetők számlatömbjei esetében.
5. Az idegen nyelvű számlákat a Számviteli törvény szerint magyar szöveggel ellátni.
d.) A 2013. első félévi gazdasági események elszámolásának ellenőrzését követően a belső ellenőrzés javasolta, hogy a Költségvetési és Gazdálkodási Csoport dicséretben részesüljön
A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében javaslatot tettünk a gazdasági események elszámolásával kapcsolatban:
1. Haladéktalanul gondoskodni kell a Polgármesteri Hivatal Számviteli politikájának, az Eszközök és források értékelési szabályzatának és a Számlarendjének aktualizálásáról.
A szabályzatokat el kell készíteni (vagy a hatályukat kiterjeszteni) az Önkormányzatra és a nemzetiségi önkormányzatokra is. A belső ellenőrzés álláspontja szerint a szabályzatokat egységes szerkezetben függelékek csatolásával célszerű elkészíteni tekintettel arra, hogy a feladatokat egy szervezeti egység (a Közgazdasági Iroda) látja el.
2. A Bizonylati szabályzatban és a Bizonylati albumban javasolt meghatározni a pénzforgalom nélküli számviteli elszámolások konkrét bizonylatait (belső bizonylatok köre, összesítő bizonylatok megnevezése).
3. Gondoskodni kell a belső szabályzatok megismerési záradékainak aláíratásáról.
4. Gondoskodni kell a pénzforgalom nélküli számviteli elszámolásokat alátámasztó bizonylatok sorszámozott, hivatkozással ellátott, áttekinthető, logikailag rendezett formában való lefűzéséről.
5. Gondoskodni kell a FORRÁS-SQL rendszer javíttatásáról.
6. Javaslat volt, hogy a beszámítás helyett a szolgáltatón keresztül rendezzék az Érdi Városfejlesztési és Szolgáltató Kft. gázfogyasztásának díját, továbbá, hogy év végéig gondoskodjanak az előző évi pénzmaradvány nyilvántartásba vételéről, igénybevételének elszámolásáról.
e.) Az önkormányzati vagyon szétválasztásának/átadásának nyilvántartása és főkönyvi elszámolásának ellenőrzését követően a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében a belső ellenőrzés javaslatot nem tett. A belső ellenőrzés a Közgazdasági Irodával egyetértett az azonosított kockázatokkal kapcsolatban. Jelentős kockázatnak minősült a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ vagyonkezelőtől az adatszolgáltatások, információk és a leltárak beszerzése. Továbbá az Érdi Járási Hivatalnak átadott eszközök leltározása, különösen a fizikai leltározás megszervezése és lebonyolítása.
f.) A munkáltatói juttatások adókötelezettségének ellenőrzését követően a belső ellenőrzés három javaslatot tett:
1. A Cafetéria Szabályzat megfogalmazásának pontosítása.
2. Ügyelni kell arra, hogy a Cafetériával kapcsolatos nyilatkozatok pontosan kitöltve
kerüljenek leadásra.
3. A tartós táppénzen lévő kismamák esetében alkalmazandó Szabályok módosítása.
g.) A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolításával kapcsolatban végzett ellenőrzés során a következő tennivalók szükségesek:
1. A „Pályázatokkal kapcsolatos eljárási rendről” szóló szabályzat 8.5. pontjának módosítása, amely a pályázat nyilvántartó rendszer ütemterv szerinti feltöltéséről rendelkezett. A szabályzat 2. számú mellékletének törlése, amelyben a pályázatok felvitelének határidejét rögzítették.
2. A „Pályázatokkal kapcsolatos eljárási rendről” szóló szabályzat érintettekkel való megismertetése és a megismerést igazoló aláírások szabályzat záradékában való elhelyezése.
3. A pályázati adatbázis működtetésének fejlesztése. Amennyiben a pályázati adatbázist és a nyilvántartó rendszert csak az ellenőrzés során bemutatott módon és funkciókkal lehet feltölteni és a működtetése nem jár eredménnyel, úgy az alkalmazása nem javasolt.
4. A Beruházási Projekt Adatlapok folyamatos és naprakész vezetése. A projekt befejezését követően az adatlap kinyomtatása, és a kitöltésért felelősök aláírása után a Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda érintett ügyiratában való elhelyezése.
5. A Kutyavári úti Tagóvoda fejlesztéssel érintett épületének és a beszerzett eszközei üzembe helyezésének dokumentálása 7/2009. számú Jegyzői Utasításnak megfelelően.
6. Az üzembe helyezési okmányok egy példányának átadása a Közgazdasági Iroda részére a számviteli nyilvántartásokhoz, elszámolásokhoz.
7. A beruházások számviteli aktiválása a Támogatási Szerződés 3.3.4. pontjának megfelelően.
h.) A közbeszerzési eljárások szabályszerűsége tárgyban a belső ellenőrzés javaslata szerint az alábbi tennivalókat kell elvégezni:
1. Az ÉSZ-Ker. Kft. díjazását felülvizsgálni a végzett feladatok mennyiségéhez viszonyítva.
2. A Kbt. 31.§-ban előírt információkat hiánytalanul megjeleníteni.
3. A FORRÁS pénzügyi rendszerbe történő minősítő kód felvitelét megszűntetni és a Közbeszerzési Szabályzat vonatkozó részét módosítani.
4. Az árubeszerzések és a szolgáltatás megrendelések becsült értékének, illetve az építési beruházások becsült értékének egybeszámítási módjait (módszereit) meghatározni.
5. A döntéshozó összeférhetetlenségi nyilatkozatát az eljárás irataihoz mellékelni.
i.) A magánszemélyek saját tulajdonában lévő személygépkocsik hivatali célú használatával kapcsolatban megfogalmazott javaslatok:
1. A Szabályzat módosítása/aktualizálása.
2. A Szabályzat megismertetése és aláírattatása az érintettekkel.
3. A költségelszámolás módjáról az érintettek nyilatkoztatása.
4. Igazolás kiállítása arról, hogy az utazás hivatali célú volt, ennek érdekében
a magánszemélynek „Útnyilvántartást” kell vezetnie a következő tartalommal:
- az utazás időpontja,
- az utazás célja (honnan-hova történt az utazás),
- a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezése,
- a hivatali célú használat kezdő és záró kilométeróra állása,
- a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek száma.
5. A kiküldetési rendelvény két példányban történő - kifizető általi - kiállítása szükséges.
j.) A felügyelt költségvetési szervekkel kapcsolatban tett fontosabb javaslatok:
1. Gondoskodni kell arról, hogy a harmadik évüket betöltött gyermekek a nevelési éven túl ne maradjanak a bölcsődében, vegyék fel őket az óvodába, mert a vonatkozó jogszabályok szerint a nevelési év vége (augusztus 31.) után már nem igényelhető az állami támogatás, csak akkor, ha ez orvosilag indokolt.
2. A „Gyermekek napközbeni ellátása Bölcsődei ellátás” támogatáshoz a tényleges jelenlét számításánál figyelembe kell venni a beszoktatási napokat is. Munkafolyamatba építetten ellenőrizni kell a gyermekek születési évszámai szerinti jogosultságokat és ellátási napokat.
3. A pénzkezelési kockázatok miatt javaslat volt az ÉKFI pénzkezelésének utóellenőrzése.
4. A pénzügyi, számviteli kockázatok miatt javaslat volt az Intézményi Gondnokság pénzkezelésének utóellenőrzése.
5. Az Intézményi Gondnokság és az önállóan működő költségvetési intézmények közötti irat átadások, illetve átvételek dokumentálása is szükséges.
Büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanújával kapcsolatosan belső ellenőrzési javaslat nem volt.
II.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
Kontrollkörnyezet
A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői és a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó munkavállalói számára elérhető és megismerhető volt az Érd Megyei Jogú Város Önkormányzatának Közgyűlése és szervei Szervezeti és Működési Szabályzata, Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának Alapító Okirata, szervezeti felépítése, az Ügyrendje és az Ügyrend függelékei, amelyek többek között a Számviteli törvény által előírt szabályzatokat, a Kttv. által előírt szabályzatokat és a fizikai biztonságra vonatkozó szabályzatokat tartalmazták.
A belső szabályzatokban rendezettek voltak a működéshez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdések különösen az alábbiak tekintetében:
· a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés, az utalványozás gyakorlásának módja, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendje;
· a gépjárművek igénybevételének és használatának rendje;
· a vezetékes és rádiótelefonok használata,
· a reprezentációs kiadások.
A belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos belső szabályzat 2014. január 15-én lépett hatályba.
Szabályozott volt a munkáltatói jogok, az utasítási és beszámoltatási jogok gyakorlása, a szervezeti egységek közötti munkamegosztás, továbbá a kiadmányozás rendje.
Az ellenőrzési nyomvonalakat a megváltozott szervezeti felépítésnek megfelelően kialakították. A Jegyző szabályozta az Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét.
Hiányosság volt, hogy a jogszabályváltozásokat nem vezették át a Számviteli törvény 14. § (11) bekezdésének megfelelően, amely szerint a változások hatálybalépését követő 90 napon belül a Számviteli politikát és a Számviteli politika keretében elkészített szabályzatok módosítását el kell készíteni.
A jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő munkaköri leírásokat írásban rögzítették. Kialakították a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő teljesítmény-értékelési rendszert.
Biztosították, hogy a Polgármesteri Hivatal működésében a szakmai felkészültség, az erkölcsi feddhetetlenség értékei érvényre jussanak, valamint a közérdek előtérbe kerüljön az egyéni érdekekkel szemben.
Kockázatkezelési rendszer
Az Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal tevékenységeire vonatkozóan - írásban is szabályozott – átfogó kockázatkezelési szabályzattal, amelyet a belső kontroll kézikönyv tartalmazott, a kockázatkezelési folyamatokért felelős személyeket kijelölték. A beazonosított kockázatokat hivatali szinten dokumentáltan 2011. évben vizsgálták felül. A korrupciós kockázatokat nem mérték fel. A belső környezetből származó kockázatok felülvizsgálatát az elmúlt évben nem dokumentálták.
A kockázati tényezők, kockázati események nyomon követése biztosított volt a heti rendszerességgel megtartott vezetői értekezleteken. A vezetői értekezleteket a hatásköröknek megfelelően a Polgármester, illetve a Jegyzői hívta össze. A kockázati tűrőképesség és a maradvány kockázat konkrét meghatározására általában a vezetői értekezleteken került sor. A vezetői értekezletekről rendszeresen készültek emlékeztetők.
Kontrolltevékenységek
A kontrolltevékenységek részeként minden tevékenységre biztosított volt a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés. Az egyes folyamatokkal kapcsolatos engedélyezési, végrehajtási, rögzítési, kontroll, ellenőrzési, illetve pénzügyi teljesítési tevékenységek külön szervezeti egységekhez, személyekhez delegáltak voltak. A szervezeti, személyi változással érintett tevékenységeknél biztosított volt a feladatvégzés folytonossága.
A költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése megbízhatóan működött. Biztosított volt a gazdasági események elszámolásának kontrollja. A kialakított kontrolltevékenységek (pl. aláírási jog gyakorlása, információkhoz, adatokhoz való hozzáférés biztosítása, beszámoltatási eljárások) gyakorlása során negatív változás nem történt. A személyi-, szervezeti struktúra- és a központi jogszabályváltozásokból eredő kockázatokat a gyakorlatban hatékonyan kezelték.
Információs és kommunikációs rendszer
Szabályozott volt a közérdekű adatok és a közérdekből nyilvános adatok nyilvánosságra hozatalával kapcsolatos feladat, valamint az ezzel kapcsolatos eljárás rend. Az adatvédelmi felelős személyt kijelölték. A közérdekű adatokra vonatkozó tájékoztatási kötelezettségnek eleget tettek.
Kialakították és írásban rögzítették a közszolgálati adatvédelmi szabályokat, a médiával való kapcsolattartás szabályait, az informatikai működési és biztonsági szabályokat.
Biztosított volt, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljuthassanak az illetékes szervezetekhez, az illetékes szervezeti egység vezetőihez vagy személyekhez. Az információ tartalmától függően írásban, dokumentum formájában, vagy elektronikus levelező rendszeren keresztül, vagy élő szóban személyesen, vagy telefonon történt az információk átadása.
Nyomon követési rendszer (monitoring)
A Jegyző gondoskodott az operatív tevékenységektől független belső ellenőrzés kialakításáról és megfelelő működtetéséről. A Polgármesteri Hivatalban biztosított volt a könyvizsgálat és a minőségirányítási rendszer működtetése.
A folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés a Polgármesteri Hivatalban általánosan erősödött. A nyomon követési rendszerbe új elemként került alkalmazásra, hogy a Jegyző által kiadott feladatok végrehajtásáról minden héten (pénteken) tájékoztatást kell adni e-mailen.
Összességében a belső kontroll eljárások a működésbeli hibák megelőzése és feltárása tekintetében kismértékű hiányosságokkal eleget tettek az eredményességi elvárásoknak.
III. Az intézkedési tervek megvalósulása
Az ellenőrzött szervezetek és szervezeti egységek által készített intézkedési tervek végrehajtásáról szóló beszámolók alapján, a megtett intézkedések nyilvántartásba vétele megtörtént.
A korábbi intézkedési tervek végrehajtásának ellenőrzése az aktuális tárgykör soron következő ellenőrzésének feladata. A Polgármesteri Hivatalban az ellenőrzési nyomvonalak, a kötelezettségvállalások, aházipénztár működtetése, a közbeszerzés, a nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolításával és az adóztatással kapcsolatos tárgyakban voltak belső ellenőrzések, amelyek során az intézkedési tervek megvalósítása értékelhető:
· Az ellenőrzési nyomvonalak módosítását minden szervezeti egység elvégezte az intézkedési terveknek megfelelően. Átvezették az időközben bekövetkezett jogszabályváltozásokat és a Polgármesteri Hivatal szervezeti változását.
· A korábbi években a kötelezettségvállalással kapcsolatban tervezett intézkedések – egy kivétellel - megvalósultak. Ez az egy tervezett intézkedés időközben okafogyottá vált. Jelentős javulás volt tapasztalható a kötelezettségvállalás ellenjegyzése során és a kötelezettségvállalás nyilvántartásának vezetésében.
· A Házipénztár kezelésével kapcsolatban a korában tervezett intézkedéseket megtették. A tárgyévi ellenőrzés során felmerült kockázatok újabb keletűek, amelyek a jogszabályváltozásokkal és szervezeti változásokkal voltak összefüggésben.
· Az ellenőrzésre kiválasztott közbeszerzési eljáráshoz tartozó dokumentumok áttekinthetősége és rendezettsége megfelelő volt. Az ellenőrzött eljárások tartalmazták a Bíráló Bizottság tagjainak egyéni bírálati lapjait. A Kbt.-ben előírt jegyzőkönyvek megfelelő tartalommal készültek el. A tervezett intézkedések felét teljes mértékben végrehajtották, a belső ellenőr javaslatai 50 %-ban teljesültek.
· A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolításával kapcsolatban tervezett intézkedéseket megtették. A beruházások és a beszerzett eszközök üzembe helyezése és aktiválása azonban a 2013. évben ellenőrzött projekteknél is vezetői intézkedést igényelt. A 2012. és 2013. évben ellenőrzött pályázatokban vállalt indikátorok teljesítését a belső ellenőrzés továbbra is aggályosnak tartotta.
· Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének forrása és mértéke, továbbá az érdekeltségi alap kezelése tárgyban tett korábbi belső ellenőrzési javaslatok teljes mértékben megvalósultak.
A 2013. évben végzett felügyeleti jellegű belső ellenőrzések nem kapcsolódtak az intézkedési tervekhez, illetve az ellenőrzött intézményekhez. Az intézmények pénztár és bankszámla forgalmával kapcsolatban megtett intézkedések végrehajtásáról az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény, az Intézményi Gondnokság és a Szociális Gondozó Központ beszámoltak.
A tárgyévben végzett ellenőrzésekre az alábbiak szerint készítették el az intézkedési terveket:
- Az ellenőrzési nyomvonalak alkalmazhatósága tárgyban az ellenőrzött hét szervezeti egységből három szervezeti egység készített intézkedési tervet.
- Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének tárgyában intézkedési tervet nem készítettek.
- Az Intézményi Gondnokság és a hozzá tartozó intézmények pénztár és bankszámla forgalom ellenőrzését követően az Intézményi Gondokság vezetője intézkedési tervet készített és beszámolt a megtett intézkedések végrehajtásáról.
- Az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény pénztár és bankszámla forgalom ellenőrzését követően az intézmény vezetője intézkedési tervet készített és beszámolt a megtett intézkedések végrehajtásáról.
- A Szociális Gondozó Központ és a hozzá tartozó intézmények pénztár és bankszámla forgalom ellenőrzését követően az intézmény vezetője intézkedési tervet készített és beszámolt a megtett intézkedések végrehajtásáról.
- A Polgármesteri Hivatal pénztár és bankszámla forgalom ellenőrzését követően intézkedési tervet nem készítettek.
- A 2013. évi bölcsődei alap normatíva igénylésének ellenőrzését követően intézkedési tervet készítettek. Az intézkedési terv végrehajtásáról a belső ellenőrzés a 2014. januárban önkormányzat szociális és gyermekjóléti feladatainak ellátásához igényelt támogatások ellenőrzése során meggyőződött.
- A Polgármesteri Hivatalban üzemeltetett személygépkocsik üzemeltetésének hatékonysága, gazdaságossága tárgyban az ellenőrzött szervezeti egység vezetője intézkedési tervet készített. A végrehajtott intézkedésekről nem számoltak be.
- A gazdasági események elszámolásával kapcsolatban tett javaslatokra intézkedési tervet nem készítettek, a megtett intézkedésekről észrevétel formájában számoltak be.
- Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének forrása és mértéke, továbbá az érdekeltségi alap kezelése tárgyban tett javaslatokra intézkedési tervet nem készítettek. A javaslatok azonban teljes mértékben teljesültek, amelyről a belső ellenőrzés a 2014. februárban a tárgyban végzett ellenőrzés során meggyőződött.
- A magánszemélyek saját tulajdonában lévő személygépkocsik hivatali célú használatával kapcsolatban intézkedési terv nem készült. A belső ellenőrzés meggyőződött arról, hogy a javaslatoknak megfelelő új belső szabályozás lépett hatályba.
- A munkáltatói juttatások adókötelezettségének ellenőrzését követően intézkedési tervet készítettek. Az intézkedési tervet végrehajtották.
- A Szivárvány Óvoda működésének átfogó ellenőrzését követően az óvodavezető intézkedési tervet készített.
- A közbeszerzési eljárások szabályszerűsége és a nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolításával kapcsolatban az intézkedési terveket az ellenőrzött szervezeti egység vezetője elkészítette.
A felügyelt költségvetési szervek minden esetben eleget tettek az intézkedési terv készítési kötelezettségüknek, és a már megtett intézkedésekről beszámoltak. A Polgármesteri Hivatalban a 2013. évben a lezárt ellenőrzésekhez kapcsolódóan hat intézkedési terv hiányzott. A belső ellenőrzésnek tudomása van arról, hogy a megállapításoknak és javaslatoknak megfelelő intézkedések megtételére mind a hat tárgykörben sor került.
Kérem a Polgármesteri Hivatal 2013. évi belső ellenőrzéséről szóló jelentés elfogadását!
Érd, 2014. április 2.
|
|
Mecsériné dr. Szilágyi Erzsébet |
|
|
jegyző |
|
Előkészítette: |
Belső Ellenőrzési Csoport |
|
Kötelezettségvállalás: |
nincs |
|
A döntés továbbításáért felelős: |
Belső Ellenőrzési Csoport |
HATÁROZATI JAVASLAT
Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a Polgármesteri Hivatal 2013. évi belső ellenőrzési jelentését elfogadja.
A szavazás módja: nyílt szavazás, egyszerű többség szükséges.