Tisztelt Közgyűlés!
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 49. § (3a) bekezdésben foglaltak szerint, a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést - a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg - a képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra.
Az éves ellenőrzési jelentés célja, hogy átfogó képet adjon:
- a belső ellenőrzési rendszer működéséről,
- a független belső ellenőrzés 2014. évi feladatellátásáról, illetve
- a belső ellenőrzés során 2014. évben tett belső ellenőri ajánlások, javaslatok hasznosulásáról, nyomon követéséről.
Az éves ellenőrzési jelentés a Bkr. 48. § -ában, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatóban foglaltak, valamint a hazai és nemzetközi belső kontroll standardok figyelembe vételével készült.
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján
I.1. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
A belső ellenőrzés 2014. évre vonatkozó éves ellenőrzési tervét Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a 320/2013. (XII.18.) határozatban hagyta jóvá.
A munkaerőmérleg két fő belső ellenőri kapacitással számolva tartalmazta az ellenőrzési feladatokra – várhatóan - szükséges ellenőri napok számát.
A 2014. évi ellenőrzési terv 15 ellenőrzést tartalmazott.
A munkaterv szerinti tervezett ellenőrzésekre 278 ellenőri nap, az előre nem látható rendkívüli ellenőrzésekre 30 ellenőri nap állt éves szinten rendelkezésre.
A 2014. évben végrehajtott, lezárt ellenőrzések száma: 18, ebből terven felül elrendelt ellenőrzések száma: 3. Végrehajtott, de 2014. december 31-én le nem zárt ellenőrzések száma:1.
Megkezdett, folyamatban lévő ellenőrzés 2014. december 31-én nem volt.
A teljesített ellenőri napok száma 277 ellenőri nap volt.
Az előző évben (2013) végrehajtott ellenőrzések közül a következők lezárására 2014. januárban került sor:
1. A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolítása;
2. A közbeszerzési eljárások lebonyolításának ellenőrzése.
Az előző évben (2013) végrehajtott ellenőrzések lezárására további 4 ellenőri napra volt szükség.
A következő ellenőrzések az ellenőrzési terv alapján kerültek végrehajtásra:
1. A Szepes Gyula Művelődési Központ átfogó ellenőrzése;
2. Az önkormányzat szociális és gyermekjóléti feladatainak ellátásához igényelt támogatások ellenőrzése;
3. Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltség forrásának és mértékének, továbbá az érdekeltségi alap kezelésének ellenőrzése;
4. A Kincses Óvoda egyes köznevelési és gyermekétkeztetési feladatainak ellátáshoz igényelt támogatások ellenőrzése;
5. Az Érdi Közterület-fenntartó Intézet átfogó ellenőrzése;
6. A közterület-felügyelők által kiszabott bírságok és a közterület használati díjak megfizetése;
- A megrendelt családi események szolgáltatási díjainak elszámolása a Polgármesteri Hivatalnál;
8. A közbeszerzési eljárások ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalnál;
- A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolítása;
- Az Érdi Sport Kft. gazdálkodásának átfogó ellenőrzése;
11. A helyi önkormányzati képviselők és polgármester, valamint a nemzetiségi önkormányzati képviselők választáshoz kapcsolódó pénzügyi elszámolások ellenőrzése;
12. Az Intézményi Gondnokság házipénztár pénzkezelésének utóellenőrzése;
13. Likviditási tervek ellenőrzése a Polgármesteri Hivatalnál;
14. Az Állami Számvevőszék jelentése alapján készített intézkedési tervben foglaltak végrehajtásának utóellenőrzése;
15. A munkaruha/egyenruha és védőruha ellátás a Polgármesteri Hivatalnál;
Az alábbi munkatervben nem tervezett ellenőrzések a tartalék idő terhére kerültek ellenőrzésre:
1. Az országgyűlési képviselők és az Európai Parlament tagjainak választásához kapcsolódó pénzügyi elszámolások ellenőrzése;
2. A Szerb Nemzetiségi Önkormányzat 2013. évi gazdálkodásáról készült éves elemi költségvetési beszámoló ellenőrzése;
3. Az Érdi Bolgár, Lengyel, Német, Roma nemzetiségi önkormányzatok által 2010-2013-ban megítélt támogatások ellenőrzésére.
I.2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása
A 2014. évi belső ellenőrzési tervben szereplő feladatok ellátásához a tervezett humánerőforrás rendelkezésre állt.
A belső ellenőrzéseket 2 fő látta el, közülük 1 fő ellátta a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is. A belső ellenőrök több (2-3) évtizedes szakmai gyakorlattal rendelkeztek. A Belső ellenőrzési csoportban 2014. november 1-től személyi változás történt, ezt követően az álláshely betöltéséig egy fő látta el a belső ellenőrzési és belső ellenőrzési vezetői feladatokat.
A tervezett belső ellenőrzési feladatok végrehajtásához külső szakértő bevonására nem került sor.
A belső ellenőrök feladatköri és szervezeti (funkcionális) függetlensége biztosított volt. A belső ellenőrök nem vettek részt olyan tevékenységek ellátásában, amelyek a Polgármesteri Hivatal operatív működésével kapcsolatosak. Az ellenőrzések során összeférhetetlenségi eset nem fordult elő.
A belső ellenőröknek az ellenőrzési tevékenység folytatásához az államháztartásról szóló 2011. évi CXCI. törvény (továbbiakban: Áht.) 70.§ (4)-(5) bekezdésében előírt engedélyei érvényesek voltak, továbbá rendelkeztek országos szakértői regisztrációval.
A szakmai továbbképzésekre fordított napok száma a 2 fő részére 24 nap volt. A továbbképzés keretében – a jogszabályi változások követése érdekében – a belső ellenőrök részt vettek a mérlegképes könyvelői képzéseken és a Belső Ellenőrök Magyarországi Közhasznú Szervezete szervezésében meghirdetett gyakorlati szemináriumokon. A kötelező ÁBPE-II. (Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzés) és a közszolgálati képzéseket e-learning képzés keretében teljesítették.
Az ellenőrök munkáját segítő tárgyi eszközök, irodai felszerelések, irodai anyagok rendelkezésre álltak. Az internet-hozzáférés biztosított volt az ellenőrök számára.
I.3. A tanácsadó tevékenység bemutatása
A belső ellenőrök tanácsadó tevékenységet a Jegyző és a szervezeti egységek vezetőinek kezdeményezésére végeztek.
A tanácsadó tevékenység keretében a következő tárgykörökben került sor konzultációra és javaslat megfogalmazására:
- Jogi és Pályázati Iroda módosított ellenőrzési nyomvonalának véleményezése;
- Pénztárgép alkalmazásának lehetőségei, feltételei a Szepes Gyula Művelődési Központban;
- A választások lebonyolításához kapcsolódóan a kötelezettségvállalás szabályozásának egyeztetése a Közgazdasági Iroda irodavezetőjével;
- Belső szabályozási javaslat a gépjárművek használatáról, és az üzemeltetési költségek elszámolásáról;
- Belső szabályozási javaslat a belföldi és külföldi kiküldetések elrendeléséről, lebonyolításáról és elszámolásáról.
II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján
II.1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok
A végrehajtott 18 ellenőrzésből 12 ellenőrzés a Polgármesteri Hivatalban, 5 ellenőrzés az önkormányzat irányítása alá tartozó intézményekben, 1 ellenőrzés az önkormányzat többségi tulajdonában lévő gazdasági társaságnál került végrehajtásra.
Büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán belső ellenőrzési javaslat nem volt.
II.1.1. A Polgármesteri Hivatal tevékenységeivel, működésével kapcsolatban végrehajtott belső ellenőrzéseket követően az alábbi fontosabb megállapításokat tette a belső ellenőrzés:
1.1.1.) Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének forrása és mértéke, továbbá az érdekeltségi alap kezelése tárgyban végzett ellenőrzést követően a belső kontrollrendszer javítása érdekében tett fontosabb javaslatok:
a) Az adóhiány pontos összegének könyvelése az ONKADO programban;
b) A munkamegosztás átszervezése az érdemi döntést tartalmazó iratok kiadmányozásának tekintetében;
c) Az ügykezelői feladatok ellátására szükséges humánerőforrás biztosítása;
d) A működőképes elektronikus ügyintézés kiépítésének kezdeményezése.
1.1.2.) A közterület-felügyelők által kiszabott bírságok és a közterület használati díjak megfizetésének ellenőrzését követően a belső kontrollrendszer javítása érdekében tett javaslatok:
a) Az adminisztratív és ügykezelési terhek csökkentése és a számla kibocsátás kockázatának csökkentése érdekében javasolt a hatósági eljárás helyett a polgári jogi szerződés alkalmazása a közterület használatra adása esetén;
b) A 2.000,-Ft alatti havi számlázások esetében (helyett), az adminisztratív terhek és a postaköltség csökkentése érdekében a negyedévre, vagy félévre történő előre számlázás bevezetése;
c) A kontrollpontok kijelölése az ellenőrzési nyomvonalakban.
1.1.3. A Szerb Nemzetiségi Önkormányzat 2013. évi gazdálkodásáról készült éves elemi költségvetési beszámoló ellenőrzését követően a belső kontrollrendszer javítása érdekében tett javaslat volt, hogy gondoskodjanak az utalványrendeletek érvényesítő általi aláírásáról.
1.1.4. Az országgyűlési választás lebonyolítására a pénzeszközök felhasználásának, elszámolásának ellenőrzését követően tett javaslatokat az Európai Parlament tagjainak választásához kapcsolódó pénzügyi elszámolások során hasznosították. A lezárt ellenőrzési jelentésben a belső kontrollrendszer javítása érdekében javaslat nem volt.
1.1.5. A Bolgár, Lengyel, Német, Roma Nemzetiségi Önkormányzatok által 2010-2013-ban megítélt támogatásokkal kapcsolatban tett javaslatok:
a) A támogatási döntéshozatal előtt be kell kérni a támogatás kedvezményezettjeitől az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ávr.) és a közpénzekből nyújtott támogatásokról szóló 2007. évi CLXXXI törvényben előírt nyilatkozatokat és igazolásokat;
b) A jövőben megkötésre kerülő támogatási szerződések szövegét a vonatkozó jogszabályi előírások szerint megfogalmazni, minden kötelező tartalmi elem beépítésével;
c) A támogatások elszámolási határidejét figyelemmel kísérni és előtte a kedvezményezettet felszólítani elszámolási kötelezettségükre;
d) Az elszámolásoknál csak olyan számlát befogadni, amelyen a támogatott neve szerepel;
e) A számlákra a záradékot felírni;
f) Az elszámoláshoz leadott számlákat nyilvántartásba venni az un. „elszámoló lapon” és a Közgazdasági Irodára leadni;
g) A nem rendeltetésszerűen felhasznált, el nem számolt támogatások összegeit visszautalni a forrást biztosító fizetési számlára;
h) Azokat a szervezeteket, akik korábban a felvett támogatással nem számoltak el a jövőben a támogatottak köréből kizárni.
1.1.6. A megrendelt családi események szolgáltatási díjainak elszámolásával kapcsolatban tett javaslatok:
a) Hétvégi anyakönyvi események alkalmával őrző-védő szolgálat biztosítása a Polgármesteri Hivatal földszintjén;
b) A pénz tárolásának, kezelésének biztonságos és a pénzügyi szakmai követelményeknek megfelelő kialakítása, megszervezése;
c) Tekintettel arra, hogy az ügyfelek fele nem a szolgáltatás megrendelésével egyidejűleg fizeti ki a szolgáltatás díját, javasolt, hogy az ügyfelek közvetlenül a házipénztárba fizessék be a családi események megrendezésével kapcsolatos szolgáltatási díjakat;
d) A hivatali helyiségen kívüli, valamint a hivatali munkaidőn kívül történő házasságkötés és bejegyzett élettársi kapcsolat létesítése engedélyezésének szabályairól és a többletszolgáltatás ellentételezéseként fizetendő díjakról szóló 22/2011. (III. 25.) önkormányzati rendelet, és a Polgármesteri Hivatal Pénzkezelési Szabályzatának aktualizálása.
1.1.7. A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolításával kapcsolatban tett javaslatok a Szivárvány Óvoda Meseház Tagóvodájának részére:
a) A kis-értékű tárgyi eszközöket vegyék nyilvántartásba;
b) A beszerzett bútorokat, berendezéseket, felszereléseket lássák el leltári számmal;
c) A lebontott épületből és a Riminyáki úti óvodából átszállított használt bútorokat, berendezéseket, felszereléseket is vegyék nyilvántartásba és leltári számmal lássák el.
Pályázati Csoport részére:
a) Európai Uniós emblémával ellátott leltári címkék biztosítása a Szivárvány Óvoda Meseház Tagóvodájának;
b) Az érdi Szivárvány Óvoda Meseház Tagóvodájának férőhelybővítésével, újjáépítésével keletkezett beruházások üzembe helyezésének jegyzőkönyvbe vétele és átadása a Közgazdasági Iroda részére;
c) A Kincses Óvoda Kutyavári Tagóvodájának a hiányzó leltári számok pótlására biztosítsanak Európai Uniós emblémával ellátott leltári címkéket. A tárgyi eszközökre elhelyezett leltári azonosító számokat az alkalmazott papír alapú címkék helyett más, időt álló módon helyeztessék el;
d) A Kincses Óvoda Kutyavári Tagóvodájának beszerzett „Kerti asztal paddal” és könyvszekrények előkészített üzembe helyezési jegyzőkönyveit hitelesítessék.
A Közgazdasági iroda részére:
a) A belső szabályzatokban szabályozzák a bevételek és a felmerült költségek könyvelését és nyilvántartását;
b) Az átadás-átvételi bizonylatokra vezessék fel a mellékletekre való hivatkozást, amennyiben az átadott, illetve átvett eszköz megnevezését, mennyiségét, értékét a melléklet tartalmazza;
c) Az üzembe helyezési bizonylatokat sorszámozzák be;
d) A Kincses Óvoda Kutyavári Tagóvodájának az udvari játékok állományba vételét és az Intézményi Gondokság részére történő átadásának időpontját javítsák ki (2013.10.31.);
e) Kezdeményezzék - Kincses Óvoda Kutyavári Tagóvodájának - az átadott parkoló állományának visszavételét az Intézményi Gondnokságtól.
A Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda részére az érdi Szivárvány Óvoda Meseház Tagóvodájának férőhelybővítése, újjáépítése KMOP-4.6.1-11-2012-0010 projekttel kapcsolatban:
a) A bejárati ajtóra ajtó kitámasztó és nyitógomb szerelése;
b) A tornatermi öltöző ablakainak fóliázása, vagy függönyözése, a 2 db zuhanyzó elválasztása, függönnyel való leválasztása az öltöző terétől;
c) A logopédiai tükrök felszerelése;
d) A bordásfalak felszerelése;
e) A poroltó készülékek felszerelése;
f) A tornaszertár ajtajának javítása;
g) A tisztítószerek és felmosó szettek tárolására alkalmas zárható szekrények beszerzése, elhelyezése;
h) A belső és külső udvar rendezése (csatornafedél, parlagfű);
i) Zárják le a Szivárvány Óvoda Meseház Tagóvodájának Beruházási Projekt Adatlapját.
A Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda részére a Kincses Óvoda Kutyavári Tagóvodájának férőhelybővítése, felújítása KMOP-4.6.1-11-2012-0009 projekttel kapcsolatban:
a) Az épület felújítás üzembe helyezési jegyzőkönyvét egészítsék ki az üzembe helyezés pontos időpontjával, ami feltételezhetően 2013.10.29. és egészítsék ki a kertépítés üzembe helyezésével;
b) Az akadálymentesített parkoló üzembe helyezésének időpontját (2013.10.9.) rögzítsék külön üzembe helyezési jegyzőkönyvben;
c) Zárják le a Kincses Óvoda Kutyavári Tagóvodájának Beruházási Projekt Adatlapját.
1.1.8. A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban belső ellenőri javaslat nem volt.
1.1.9 A helyi önkormányzati képviselők és polgármester, valamint a nemzetiségi önkormányzati képviselők választáshoz kapcsolódó pénzügyi elszámolásokkal kapcsolatban javaslat volt, hogy a hiányzó tételeket a pénzügyi teljesítéseket követően a költségvetési és a pénzügyi számvitelben könyveljék le, az előirányzatok könyvelését rendezzék.
1.1.11. Az Állami Számvevőszék jelentése alapján készített intézkedési tervben foglaltak végrehajtásának utóellenőrzését követően tett kiemelt javaslat volt a likviditási terv elkészítése, a források számszerűsített megjelölésével a kötelezettségek teljes körére szóló finanszírozási terv elkészítése, a peres eljárások nyilvántartása és a követelések behajtásával kapcsolatos nyilvántartás vezetése. Az utóellenőrzés feltárta, hogy a következő tervezett intézkedések nem teljesültek:
- A kötelezettségek teljes körére vonatkozó finanszírozási terv nem készült;
- A likviditás-menedzseléséhez likviditási terv nem készült;
- A beruházással létrehozott létesítmények működtetését és jövőbeni fenntarthatóságát biztosító megalapozott forrásokat a költségvetési rendeletekben nem tüntették fel.
1.1.12. A munkaruha/egyenruha és védőruha ellátás
Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda részére:
a) Gondoskodjanak a munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzat megismertetéséről (a megismerést aláírással igazolják);
b) A védőeszköz használatára kötelezettek tegyenek (írásban) nyilatkozatot a védőeszköz használati kötelezettség elismeréséről;
c) Kezdeményezzék a pénzügyi forrás biztosítását a kötelező védőeszközök beszerzésére;
d) Kezdeményezzék a munkavédelmi és tűzvédelmi szabályzat felülvizsgálatát;
e) A gépjárművezetőknek kötelező láthatósági mellények átadását vezessék fel az „Egyéni védőeszköz(ök) kiadásának” nyilvántartására.
Városrendészeti Csoport részére:
a) Gondoskodjanak amunkavédelmi és tűzvédelmi szabályzat megismertetéséről (a megismerést aláírással igazolják);
b) A védőeszköz használatára kötelezett – gyepmester - tegyen (írásban) nyilatkozatot a védőeszköz használati kötelezettség elismeréséről;
c) Gondoskodjanak a 15/2008. számú jegyzői utasítás aktualizálásáról;
d) Jelöljék ki a nyilvántartások vezetéséért felelős személyt;
e) Az egyenruha és formaruha nyilvántartását egészítsék ki a ruházati ellátásra való jogosultság kezdő időpontjával és a kihordási idő záró időpontjával;
f) A védőruha kiadásáról a szabályzatban előírt „Egyéni védőeszköz(ök) kiadásának” nyilvántartását vezessék.
II.1.2. Az önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények belső kontrollrendszerének javítása érdekében tett javaslatok:
A Szepes Gyula Művelődési Központ működésének átfogó ellenőrzését követően a belső kontrollrendszerének javítására a Szepes Gyula Művelődési Központ Igazgatójának tett javaslatok:
1. Módosítani az intézmény SzMSz-ét, belső szabályzatait az önállóan működő és gazdálkodó státusz megváltozása miatt;
2. A költségvetési tervezéshez a fenntartótól év elején írásbeli nyilatkozatot kérni a megtartandó városi, fenntartói rendezvényekről;
3. A jegyértékesítő helyek számát növelni (pl.: internet, jegyárusító pedagógusok);
4. Biztosítani a jegyeladások helyi ellenőrzését úgy, hogy ne adhasson el jegyet az a személy, aki az ellenőrzést végzi;
5. A jegyeladó programban a jegyeladások időszaki lekérdezését kifejleszteni;
6. A jegyeladásokat az Intézményi Gondnokság által meghatározott módon és időszakonként elszámolni;
7. A bevételeket a NAV által hitelesített pénztárgépen keresztül bevételezni. A pénztárgép beüzemeléséig a pénztárossal megbeszélt belső nyilvántartást vezetni;
8. Minden pénztári befizetésről nyugtát adni;
9. A készpénzforgalmat csökkenteni a banki átutalás javára;
10. Az ingyen használatba adott helyiségek használatáról a kedvezményezettekkel írásban megállapodásokat kötni és a megállapodásokat az Intézményi Gondnokság vezetőjének ellenjegyzés céljából eljuttatni;
11. A Városfejlesztési, Városüzemeltetési és Vagyongazdálkodási Bizottságtól engedélyt kérni a 4000 Ft bérleti díjaktól való eltérésre és a helyiségek ingyenes használatba adására is;
12. A BÜFÉ 55 000.-Ft/hónap bérleti díját is az önköltség számítási előterjesztésbe beépíteni és a Városfejlesztési, Városüzemeltetési, és Vagyongazdálkodási Bizottsághoz előterjeszteni szükséges;
13. A jövőben a nagyértékű tárgyi eszközök selejtezése előtt a Polgármester engedélyét kérni;
14. Az „Eszközök bérbeadása” nevű, 9132121 főkönyvi számra tévesen könyvelt tételeket javítani;
15. A kéthavi munkaidőkeret helyett a havi munkaidőkeret alkalmazását bevezetni a kinevezésekben a munkaidőt módosítani szükséges;
16. A munkaidőkeret elszámolását elvégezni és az Intézményi Gondnokság részére bérszámfejtés céljából továbbítani az Intézményi Gondnokság által megszabott határidőig;
17. A saját dolgozókkal kötött megbízási szerződések és a csúsztatások helyett a műszakpótlékokat és a túlórákat a költségvetésbe tervezni és a dolgozóknak kifizetni;
18. Biztosítani, hogy a jelenléti ívek a valós munkavégzésnek megfelelő tartalommal készüljenek;
19. Az igazgató-helyettes, a gazdasági dolgozók munkaköri leírásait módosítani;
20. Az Ávr. 56. § (1) bekezdésének megfelelő tartalommal elkészíteni a kötelezettségvállalások nyilvántartását;
21. A tárgyi eszközökre leltári számokat helyezni;
22. Az eszközök mozgatásakor szállítólevelet, vagy eszközmozgatási bizonylatot használni minden esetben. A tárgyakat átvevő és nem a megrendelő személy aláírásának és azonosítójának kell szerepelnie az eszköz átvételét igazoló bizonylatokon;
23. Elkészíteni az átadott/visszavett eszközök nyilvántartását;
24. Elkészíteni a készletek nyilvántartását és biztosítani azt, hogy a készleteket a felhasználó csak egy másik személytől és ne közvetlenül a raktárból vihesse el.
A Szepes Gyula Művelődési Központ belső kontrollrendszerének javítására az Intézményi Gondnokság vezetőjének tett javaslatok:
1. Elkészíteni a Szepes Gyula Művelődési Központra vonatkozó gazdasági szabályzatokat;
2. A NAV-nál hitelesített pénztárgépet beszerezni és üzembe helyezni;
3. Az ingyenes teremhasználókról listát kérni és ellenőrizni, hogy mindenkivel megkötötték-e a megállapodást az ingyenes helyiséghasználatról;
4. A tárgyi eszközökről „induló leltárt” készíteni, amit az átszervezés és az ellenőrzés megállapításai indokoltak;
5. Ellenőrizni, hogy a tárgyi eszközöket leltári számmal ellátták-e.
A Kincses Óvodában Az önkormányzat egyes köznevelési és gyermekétkeztetési feladatainak ellátásához igényelt támogatások tárgyban végzett ellenőrzés során a következő javaslatokat fogalmazta meg a belső ellenőrzés:
1. Figyelni arra, hogy a decemberben született harmadik életévüket betöltő gyermekek legalább egy napra kezdjék meg az óvodai nevelést még decemberben, mert ebben az esetben már igényelhető utánuk állami támogatás;
2. A leadott támogatásigénylést az ellenőrzési jelentésben megadott létszámoknak megfelelően módosítani: 10 fő lemondás és 3 fő pótigény;
3. A gyermekek nevelése a napi 8 órát nem éri el soron leadott számok helyességét vagy szülői nyilatkozatokkal, vagy a beiratkozáskor használt adatlapokkal kell alátámasztani;
4. A „gyermekétkeztetés támogatása” normatíva étkezési nyilvántartó lapjain ne számoljanak adagot a hiányzó gyermekek után a Kutyavári Tagóvodában sem. A megrendelt, de le nem mondott adagokat az önkormányzatnak kell kifizetni;
Az önkormányzat szociális és gyermekjóléti feladatainak ellátásához igényelt támogatások ellenőrzését követően a belső kontrollrendszer működésének javítására a következő javaslatokat tette a felügyeleti jellegű belső ellenőrzés:
Szociális étkeztetés
1. Javasolt, hogy a személyes gondoskodást nyújtó szociális ellátások igénybevételéről szóló 9/1999. (XI. 24.) SzCsM rendelet 1. számú melléklete szerinti igazolások 4. pontjába, (A háziorvos, kezelőorvos egyéb megjegyzései) a háziorvos (kezelőorvos) írja be a rászorultság időtartamát;
2. A szociális étkezés igénylésekor minden esetben csatolják a háziorvos (kezelőorvos) igazolását a kérelemhez.
Időskorúak nappali intézményi ellátása
3. A jelenleg alkalmazott Törzskönyvet zárják le és 2014. január 1-től új Törzskönyv vezetését kezdjék meg. Az ellátottak azonosítása miatt a Törzskönyvet célszerű havonta rendszerezni, vagy a Törzskönyv szerinti sorszámot a látogatási és eseménynaplókra ráírni;
4. A látogatási és eseménynaplókat naponta zárják le.
Habilitációs Központ
5. A 2013. január 01-től vezetett Törzskönyvet javasolt évente lezárni és évente megnyitni az aktuálisan ellátottak adataival;
6. A gyermekétkeztetés igénybevételét a 328/2011. (XII.29.) Korm. rendelet 4. számú melléklete szerint kell nyilvántartani, ezt a nyilvántartást javasolt valamennyi ellátott esetében vezetni;
7. A fogyatékosok nappali ellátásának intézményi térítési díjáról vezetett nyilvántartásra a befizetett összeget, az esetlegesen keletkezett hátralékot vezessék fel;
8. A személyi térítési díj beszedését a 83/2011. (XII.22.) önkormányzati rendelet 22. § (6) bekezdésében előírtaknak megfelelően szervezzék meg;
9. Gondoskodjanak a számla, illetve nyugtaadási kötelezettség teljesítéséről;
10. Gondoskodjanak róla, hogy az NRSZH Tevadmin Rendszerben az ellátottak tényleges létszámát adják meg.
Hajléktalanok nappali intézményi ellátása
11. A naplót naponta (az üres sorok áthúzásával) zárják le;
12. Gondoskodjanak róla, hogy az NRSZH Tevadmin Rendszerben az ellátottak tényleges létszámát adják meg.
Bölcsődei ellátás
13. Szép kártya, Erzsébet utalvány elfogadásának városi szintű megoldását kezdeményezzék;
14. Gondoskodjanak róla, hogy az NRSZH Tevadmin Rendszerben az ellátottak tényleges létszámát adják meg.
Gyermekétkeztetés
15. Az étkezési nyilvántartást a készítője és a munkafolyamatba épített, vagy vezetői ellenőrzést ellátó személyek minden esetben írják alá;
16. Az étkezési nyilvántartásokra vezessék fel a befizetett térítési díjat és az esetlegesen keletkezett hátralék összegét.
Bentlakásos idősek otthona
17. A gondozási díjak befizetéséhez alakítsanak ki Intézményi szinten egységes gyakorlatot.
Szociális Gondozó Központ
18. Gondoskodjanak róla, hogy az NRSZH Tevadmin Rendszerbe rögzített adatok munkafolyamatba építetten ellenőrzésre, szükséges esetben módosításra kerüljenek. A módosítás lehetőségeit a szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatók, intézmények ágazati azonosítójáról és országos nyilvántartásáról szóló 226/2006. (XI. 20.) Korm. rendelet 13/B-13/H.§ írta elő;
19. A gondozási térítési díjak számfejtésére, számlázására, nyilvántartására alkalmazzanak informatikai rendszert.
Az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény belső kontrollrendszer működésének javítására a felügyeleti jellegű belső ellenőrzés 43 javaslatot fogalmazott meg. A kiemelt javaslatok voltak az alábbiak:
1. A belső szabályzatok aktualizálása;
2. A munkavállalók kinevezésének, vagy munkaszerződésének módosítása az iskolai végzettségüknek és az ellátott tevékenységüknek megfelelően;
3. A jelenléti ívek, szabadság nyilvántartások vezetése;
4. A kötelezettségvállalások nyilvántartása;
5. Az Áht 37.§ (1) bekezdésének megfelelő kötelezettségvállalás (pénzügyi ellenjegyzést követően vállalható kötelezettség);
6. A szerződések alaki hiányosságainak megszüntetése;
7. A szerződések nyilvántartásának pontosítása és naprakész vezetése;
8. Az alvállalkozói és szub-alvállalkozói szerződések elkülönített kezelése;
9. A belső kontrollok működtetése;
Az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény által működtetett belső kontrollrendszerrel kapcsolatban megállapításra került, hogy a „belső kontrollokat nem alakították ki megfelelő mértékben, a már működő kontrollok a hibákat nem zárták ki”. A belső kontrollok működtetésének javítására a következő két alapvető javaslatot tette a belső ellenőrzés:
„A Belső kontroll kézikönyvet módosítani;
A belső ellenőrzésről szóló éves jelentésben a ténylegesen végrehajtott ellenőrzéseket bemutatni.”
Az Intézményi Gondnokság és a hozzá tartozó intézmények pénztár és bankszámla forgalmának utóellenőrzéskor a belső ellenőrzés az alkalmazott Gordius pénzügyi rendszer cseréjét javasolta.
Az Érdi Sport Kft. gazdálkodásának átfogó ellenőrzését követően tett javaslatok:
1. Az SZMSZ-t módosítani a megváltozott jogszabályok számaival;
2. A munkaügy és bérszámfejtéshez tartozóan a jelenléti ívek, szabadságkiírások, túlóra nyilvántartások használatát bevezetni;
3. A bérkönyvelésnél a bizonylati összesítők használatát bevezetni;
4. A bérkönyvelési bizonylatok sorszámozását biztosítani;
5. Naprakész nyilvántartást vezetni a Kft. tulajdonában lévő tárgyi eszközök helyéről, azok mozgásáról;
6. Elkészíteni a „munkásszállások” használati szabályzatát és az egyes lakásokhoz tartozó berendezések nyilvántartását. A nyilvántartásokat a dolgozókkal aláíratni;
7. A mérleg készítése előtt a tárgyi eszközöket fizikai leltárfelvétellel leltározni;
8. Az Érdi Sport Kft. saját tulajdonú tárgyi eszközeire leltári számokat helyezni;
9. A szerződés nyilvántartásban a szerződéseket sorszámmal ellátni és a szerződések státuszával kiegészíteni;
10. Meghosszabbítani, vagy felmondani a SzA-MO-TO Kft.-vel kötött terembérleti szerződést;
11. Felmondani a Gyémánt Projekt Kft.-vel kötött terembérleti szerződést;
12. A reklámozási díjak vagy a kapcsolódó ellenszolgáltatások elszámolásának rendszerét szabályzatban rögzíteni;
13. A teljesítést a szakmai előírásoknak megfelelően igazolni minden számlán;
14. A helyszíni ellenőrzés során talált 10 000.-Ft csonka bankjegyet kicserélni;
15. A pénztárállomány nagyságát figyelemmel kísérni és gondoskodni a felesleges készpénz bankba történő befizetéséről, és a felesleges készpénzfelvételek mellőzéséről;
16. A pénztárból történő kifizetésekről kiadási pénztárbizonylatot kiállítani;
17. A számlákra a teljesítésigazolást szabályosan felírni;
18. Az orvosi számlákat a vizsgálatban érintett személy igazolja le;
19. A menetleveleket az arra kijelölt utas írja alá a teljesítés igazolásaképpen.
II.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése
A Polgármesteri Hivatal vezetésének kiemelt célja volt, hogy a gazdasági és jogszabályi környezetnek megfelelően alakítsa ki és hatékonyan, folyamatosan működtesse a belső kontrollrendszert.
Kontrollkörnyezet
Érd Megyei Jogú Város Önkormányzatának Közgyűlése és szervei Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 31/2014. (XI.26.) önkormányzati rendelet 7. számú melléklete a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítéséről, a 9. számú melléklete a hivatali Szervezeti és Működési Szabályokról (továbbiakban: SZMSZ) szólt. A Polgármesteri Hivatal rendelkezett hatályos alapító okirattal, amelyet a Közgyűlés a 124/2014. (V.22.) határozatban fogadott el. Az SZMSZ, az alapító okirat, és az SZMSZ-hez tartozó belső szabályzatok elérhetők és megismerhetők voltak a Polgármesteri Hivatal belső elektronikus hálózatán és papíralapon a minőségirányítási vezetőnél.
Az SZMSZ tartalmazta a számviteli törvény által előírt szabályzatokat, a Kttv. által előírt szabályzatokat, a fizikai biztonságra vonatkozó szabályzatokat.
A belső szabályzatokban rendelkeztek az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal működéséhez kapcsolódó, pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdésekről különösen az alábbiak tekintetében:
· a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módja, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendje;
· a gépjárművek igénybevételének és használatának rendje;
· a vezetékes és rádiótelefonok használata,
· a reprezentációs kiadások,
· a belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos belső szabályzat.
Szabályozott volt a munkáltatói jogok, az utasítási és beszámoltatási jogok gyakorlása, a szervezeti egységek közötti munkamegosztás, továbbá a kiadmányozás rendje.
A Polgármesteri Hivatal rendelkezett Belső kontroll kézikönyvvel, amely tartalmazta az ellenőrzési nyomvonalakat és a kockázat kezelés rendjét. Szabályozott volt szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje.
A jogszabályváltozásokra, feladat és a szervezeti változásokra tekintettel a belső szabályzatok aktualizálása egész évben a végrehajtandó feladatok között szerepelt. A szabályzatok folyamatosan kerültek felülvizsgálatra és módosításra.
Az államháztartás számvitelének megváltozását követően elkészítették az új Számviteli Politikát, a Számlarendelt, az Értékelési és a Pénzkezelési szabályzatokat. Nem került sor az Önköltség-számítási Szabályzat és a Közgazdasági Iroda Ügyrendjének aktualizálására.
Átvezették a változásokat – többek között – a Közszolgálati Szabályzatban, a Szervezeti egységek közötti munkamegosztásról szóló szabályzatban, a Cafetéria és a Képzettségi pótlékra jogosító szakképzettségekről szóló szabályzatokban.
A jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő munkaköri leírásokat írásban rögzítették. Kialakították a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelő teljesítmény-értékelési rendszert.
Biztosították, hogy a Polgármesteri Hivatal működésében a szakmai felkészültség, az erkölcsi feddhetetlenség értékei érvényre jussanak.
A kialakított és működtetett kontroll környezet biztosította a Polgármesteri Hivatal szabályozott feladat ellátását.
Kockázatkezelési rendszer
Az Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal tevékenységeire vonatkozóan rendelkezett kockázatkezelési szabályzattal, amelyben a kockázatkezelési folyamatokért felelős személyeket kijelölték. A kockázatok meghatározása és felmérése azonban nem teljes körűen került felülvizsgálatra az elmúlt évben. Hiány mutatkozott a kockázatok részletes elemzése terén, a kockázatok kezelése sok esetben esetleges, ad hoc jellegű. A korrupciós kockázatokat és a kontroll stratégiákat, módszereket nem mérték fel. A belső környezetből származó kockázatok felülvizsgálatát vezetői értekezlet keretében a Jegyző 2014. évben elrendelte.
A kockázati tényezők, kockázati események nyomon követése a heti rendszerességgel megtartott vezetői értekezletek napirendje volt. A kockázati tűrőképesség és a maradvány kockázat meghatározására általában a vezetői értekezleteken került sor. A vezetői értekezletekről rendszeresen készültek emlékeztetők, amelyekben rögzítették az aktuális feladatokat.
A vezetői értekezleteket a hatásköröknek megfelelően a Polgármester, illetve a Jegyzői hívta össze.
Kontrolltevékenységek
Az egyes folyamatokkal kapcsolatos engedélyezési, végrehajtási, rögzítési, kontroll, ellenőrzési, illetve pénzügyi teljesítési tevékenységek külön szervezeti egységekhez, személyekhez delegáltak voltak. A szervezeti, személyi változással érintett tevékenységeknél biztosított volt a feladatvégzés folytonossága.
A kialakított kontrolltevékenységek (pl. aláírási jog gyakorlása, információkhoz, adatokhoz való hozzáférés biztosítása, beszámoltatási eljárások) gyakorlása megbízható volt.
A személyi-, szervezeti struktúra- és a központi jogszabályváltozásokból eredő kockázatokat a gyakorlatban hatékonyan kezelték.
A kontrolltevékenységek részeként minden tevékenységre kiterjedt a munkafolyamatba épített ellenőrzés, vagy az utólagos vezetői ellenőrzés.
Információs és kommunikációs rendszer
Szabályozott volt a közérdekű adatok és a közérdekből nyilvános adatok nyilvánosságra hozatala, valamint az ezzel kapcsolatos eljárás rend. A közérdekű adatokra vonatkozó tájékoztatási kötelezettségnek eleget tettek.
Kialakították és írásban rögzítették a közszolgálati adatvédelmi szabályokat, a médiával való kapcsolattartás szabályait, az informatikai működési és biztonsági szabályokat. Az adatvédelmi felelős személyt kijelölték.
A szervezeti egységek közötti információ átadás technikai feltételei biztosítottak voltak. A beépített informatikai kontrollok az információkhoz való hozzáférést az adatvédelem érdekében korlátozták. Az információ tartalmától függően írásban, dokumentum formájában, vagy elektronikus levelező rendszeren keresztül, vagy élő szóban személyesen, vagy telefonon történt az információk átadása.
Nyomon követési rendszer (monitoring)
A Polgármesteri Hivatalban biztosított volt a függetlenített belső ellenőrzés működtetése, a könyvizsgálat és a minőségirányítási rendszer működtetése. A folyamatos nyomon követés a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzések során valósult meg. Az eseti nyomon követést a belső ellenőrzés, a könyvvizsgálat, továbbá a külső és belső auditok valósították meg.
Az ÁROP-3.A.2-2013. kódszámú szervezetfejlesztési projekt keretében a korábbi ÁROP szervezetfejlesztési projekt eredményeit 2014. évben felülvizsgálták, különös tekintettel a minőségirányítási rendszer működtetésére. A szervezetfejlesztési projekt keretében 2014. évben kidolgozták a vezetői információs rendszer (VIR) működtetését és közös értékelési rendszert vezettek be (CAF).
III. Az intézkedési tervek megvalósulása
Az ellenőrzött szervezetek és szervezeti egységek által készített intézkedési tervek végrehajtásáról szóló beszámolók alapján a megtett intézkedések nyilvántartásba vétele megtörtént. A korábbi intézkedési tervek végrehajtásának ellenőrzése – amennyiben utóellenőrzés formájában nem került ellenőrzésre - az aktuális tárgykör soron következő ellenőrzésének feladata.
III.1. Polgármesteri Hivatal
1.1. A közterület-felügyelők által kiszabott bírságok és a közterület használati díjak megfizetése tárgyban intézkedési tervet készítettek. A végrehajtott intézkedésekről, illetve a végre nem hajtott intézkedések okáról beszámoltak. Az ellenőrzési nyomvonalban a kontrollpontok kijelölésére vonatkozó javaslat végrehajtására a határidő módosítását kezdeményezték.
1.2. Az adóztatással kapcsolatos feladatokat ellátó köztisztviselők anyagi érdekeltségének forrása és mértéke, továbbá az érdekeltségi alap kezelése tárgyban a korábbi ellenőrzéskor tett 5 javaslatból 2 javaslat teljesült, 2 javaslat nem teljesült, 1 javaslat részben teljesült.
1.3. A nyertes európai uniós és hazai pályázatok lebonyolításával kapcsolatban a következő munkafázis, folyamat (üzembe helyezés, aktiválás, kifizetési igény, elszámolás benyújtása, stb.) elvégzésére irányuló javaslatok teljesültek. Teljesültek az eszközök számviteli átadásával-átvételével kapcsolatban tett javaslatok. Az intézkedési terv szerint a bevételek és a felmerült költségek könyvelésére és nyilvántartására „A belső szabályozás kialakítására a jogszabályi változások és a szakmai ajánlások figyelembevételével 2015. évben kerülhet sor. A pályázati adatbázist nem fejlesztették, működtetése változatlan volt.
1.4. A közbeszerzési eljárások szabályszerűsége a közbeszerzések lebonyolítása tárgyában lefolytatott belső ellenőrzés megállapította, hogy a korábbi belső ellenőrzési jelentés javaslataira készített intézkedési tervet végrehajtották. A javaslatok hasznosultak (92 %).
1.5. A Szerb Nemzetiségi Önkormányzat 2013. évi gazdálkodásáról készült éves elemi költségvetési beszámoló ellenőrzését követően a Közgazdasági Iroda a hatáskörébe tartozó intézkedést haladéktalanul megtette, amiről a belső ellenőrzés meggyőződött.
1.6. A munkaruha/egyenruha és védőruha ellátással kapcsolatban tett javaslatokra az intézkedési tervek végrehajtási határideje 2015. évben esedékes.
1.7. A 2014. éves költségvetés teljesítéséhez készített finanszírozási ütemtervek és likviditási tervek ellenőrzését követően az intézkedési tervben a likviditási terv folyamatos kialakításáról számoltak be, aminek a végrehajtási határideje 2015. június 30.
1.8. Az Állami Számvevőszék jelentése alapján készített intézkedési tervben foglaltak végrehajtásának utóellenőrzésére nem készült új intézkedési terv. A javaslatok egy része egyezett az előző (1.7.) pontban leírtakkal.
1.9. A megrendelt családi események szolgáltatási díjainak elszámolásával kapcsolatban tett belső ellenőrzési javaslatokra az intézkedési terv szerint a végrehajtási határidő 2015. május 31.
III.2. A Szociális Gondozó Központ
Az önkormányzat szociális és gyermekjóléti feladatainak ellátásához igényelt támogatások ellenőrzése tárgyban készített intézkedési terv az Időseket Ellátó Központ tagintézménynél 71%-ban hasznosult.
III.3. A Szepes Gyula Művelődési Központ
Az átfogó ellenőrzését követően intézkedési tervet készítettek. A végrehajtott intézkedésekről szóló beszámoló szerint a tervezett intézkedéseket megvalósították.
III.4. A Kincses Óvoda
Az önkormányzat egyes köznevelési és gyermekétkeztetési feladatainak ellátásához igényelt támogatások tárgyban végzett ellenőrzést követően intézkedési tervet készített az óvoda intézményvezetője. A megtett intézkedésekről nem számoltak be.
III.5. Az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény átfogó ellenőrzése során a korábban vizsgált öt tárgykörben utóellenőrzésre került sor. Az utóellenőrzések megállapították, hogy a javaslatokra három tárgykörben nem tették meg a megfelelő intézkedéseket (szabályozottság, gépjármű üzemeltetés, leltározás), egy tárgykörben, amely a közbeszerzésekre vonatkozott egyáltalán nem intézkedtek. A 2013. évben végzett pénztár és bankszámla forgalma tárgyban tett javaslatokra készített intézkedési tervet 80 %-ban végrehajtották. Az Érdi Közterület-fenntartó Intézmény intézményvezetője a 2014. évben végzett átfogó ellenőrzést követően intézkedési tervet készített, a tervezett intézkedésekről beszámolt, amely szerint a tervezett intézkedéseket végrehajtották. Az intézkedések végrehajtásáról a belső ellenőrzés a 2015.évre tervezett utóellenőrzés keretében győződik meg.
III.6. Az Érdi Sport Kft
Az átfogó ellenőrzését követően tervezett intézkedések végrehajtásáról beszámolót készítettek, amely szerint a tervezett intézkedéseket végrehajtották.
III.7. Az Intézményi Gondnokság
Az Intézményi Gondnokság és a hozzá tartozó intézmények pénztár és bankszámla forgalmának ellenőrzését követően az Intézményi Gondnokság vezetője intézkedési tervet készített. Az utóellenőrzés megállapította, hogy az intézményvezető minden ellenőri javaslatot figyelembe vett és teljesített. A javaslatok hasznosulási mutatója 75%, mivel a „Gordius” pénzügyi, számviteli rendszer működése továbbra sem felelt meg az általánosan elvárható pénzügyi gyakorlatnak, ennek oka, hogy az informatikai cég nem javította a jelentésben leírt hibákat.
III.8. A 2014. évben végzett ellenőrzésre az alábbi esetben nem készült intézkedési terv:
A Nemzetiségi Önkormányzatok által 2010-2013-ban megítélt támogatások ellenőrzésével érintett nemzetiségi önkormányzatok (Bolgár, Lengyel, Német, Roma) intézkedési tervet nem készítettek.
Az intézkedési tervek és az intézkedésekről szóló beszámolók alapján a Polgármesteri Hivatalban a belső ellenőrzés javaslataira tervezett intézkedések megvalósítása 84,8 %, ami jónak tekinthető. A „2014. terv-tény” megnevezés alatt csatolt mellékletek az éves ellenőrzési jelentés és éves összefoglaló ellenőrzési jelentés elkészítéséhez javasolt NGM útmutató alapján kerültek elkészítésre. A csatolt mellékletek a Polgármesteri Hivatal és az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézmények belső ellenőri létszámról és erőforrásról, az ellenőrzések és a belső ellenőrzéshez kapcsolódó tevékenységekről, valamint az intézkedések megvalósításáról adnak számszerűsített információt.
Kérem a Tisztelt Közgyűlést, hogy az előterjesztést tárgyalja meg, és a határozati javaslatot fogadja el!
Érd, 2015. április 07.
T. Mészáros András
HATÁROZATI JAVASLAT
Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése a Polgármesteri Hivatal 2014. évi függetlenített belső ellenőrzési tevékenységéről szóló éves ellenőrzési jelentést elfogadja.
A szavazás módja: nyílt szavazás, egyszerű többség szükséges.