T. Mészáros András polgármester: A Pénzügyi és Költségvetési Bizottság 7 igen szavazattal elfogadásra javasolja a módosítást. Felteszi szavazásra a határozati javaslatot.

 

Az előterjesztett és szavazásra feltett határozat javaslat:

„Érd Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése az 53/2012. (II.23.) határozatával jóváhagyott Közbeszerzési Szabályzat módosítását elfogadja. A módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt Szabályzat a határozat mellékletét képezi.

Határidő: azonnal

Felelős: T. Mészáros András polgármester

 

ÉRD MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATáNAK

Közbeszerzési SzabályzatA

Jóváhagyta Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése

az 53/2012. (II.23.) határozatával

(egységes szerkezetben a 143/2012. (V.24.) KGY. határozattal, az 50/2013. (II.28.) KGY. és a 175/2014. (VI.26.) határozattal elfogadott módosításokkal)

Preambulum

Érd Megyei Jogú Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) 22. § (1) bekezdésében foglaltak alapján az alábbi szabályzatot adja ki.

A Szabályzatban és a közbeszerzési eljárásokban alkalmazott valamennyi fogalmat a Kbt. előírásai, definíciói szerint kell alkalmazni. Rendkívüli esetben, ha a Kbt. a közbeszerzési eljárásban alkalmazott fogalmakról nem tartalmaz definíciót, úgy az eljárást megindító hirdetményben, vagy a dokumentációban kell gondoskodni a fogalmak pontos, egyértelmű meghatározásáról.

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. pont

A szabályzat célja, hatálya és alkalmazási köre

1.   A Szabályzat célja, hogy a Kbt.-vel, valamint annak végrehajtási rendeleteivel, illetve az ágazati jogszabályokkal összhangban, a közbeszerzési eljárásokban ajánlatkérőként eljáró Önkormányzat (továbbiakban: Ajánlatkérő) közbeszerzéseire vonatkozóan meghatározza (Kbt. 22.§):

- a közbeszerzés tervezésének, az eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét,

- a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körét,

- a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét,

- a közbeszerzési eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket.

2.   .Ajánlatkérő Kbt. hatálya alá tartozó eljárásait és az ahhoz kapcsolódó döntéseit Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban: Hivatal)– – készíti elő és hajtja végre. A Szabályzat az Önkormányzatra, valamint a Hivatalra vonatkozó helyi szabályokat tartalmazza, ezért a Szabályzatot és a Kbt.-t, illetve annak végrehajtási rendeleteit együttesen kell alkalmazni. A Szabályzat és a Kbt. alkalmazása során figyelembe kell venni a Közbeszerzési Hatóság ajánlásait és a Hatóság elnökének tájékoztatóit is.

3.  A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az Ajánlatkérő valamennyi, a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzésére, valamint a beszerzések becsült értékének meghatározására és a Kbt. egybeszámítási szabályainak alkalmazása tekintetében valamennyi beszerzésre. A közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzések lebonyolításának szabályairól a Polgármester saját hatáskörben utasítást ad ki.

4.  A Szabályzat személyi hatálya kiterjed:

- valamennyi, az Ajánlatkérő közbeszerzéseinek előkészítésébe, a közbeszerzési eljárások lefolytatásába bevont személyre, szervezetre,

- a bíráló bizottságra, továbbá a

- döntéshozó személyére.

2. pont

A közbeszerzés éves tervezésének és összegzésének rendje

1.  Az elfogadott költségvetési rendelet alapján minden költségvetési év elején, de legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet kell készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről. A közbeszerzési tervet a Jogi, és Pályázati Iroda a Közgazdasági Iroda vezetőjével együttműködve készíti el, és a Közgyűlés hagyja jóvá. A közbeszerzési terv nyilvános adatnak minősül, legalább öt évig meg kell őrizni.

2.  Az elfogadott közbeszerzési tervet az év során a Közbeszerzési Csoportvezető folyamatosan karbantartja, a nem tervezett év közbeni változásokat átvezeti, azzal, hogy minden módosítást a Közgyűléssel jóvá kell hagyatni, megadva egyben a módosítás indokát is.

3.   Az adott évre szóló közbeszerzési terv elfogadását követően a Jogi és Pályázati Iroda javaslata alapján a Jegyző éves közbeszerzési munkatervet készít, melyben meghatározásra kerül a lefolytatandó eljárások előkészítéséért felelős szakiroda, illetve szervezeti egység, valamint a beszerzési igény teljesítésének határideje, ill. időszaka. 4.   A benyújtásra kerülő, illetve a nyertes uniós és hazai pályázatokhoz kapcsolódó közbeszerzési eljárások tervezésével, ütemezésével, előkészítésével, valamint határidőre történő, jogszerű lefolytatásával kapcsolatos egyeztetési feladatok felelőse a projektmenedzser. 5.  A tárgyévben lefolytatott közbeszerzési eljárásokról készített éves statisztikai összegzést a Közbeszerzési és Informatikai Csoport készíti el és küldi meg a Közbeszerzési Hatóság számára. Az éves statisztikai összegzés adatainak megbízhatóságáért és határidőben történő elkészítéséért a Közbeszerzési és Informatikai Csoport vezetője a felelős.

3. pont

A közbeszerzési eljárás dokumentálása, nyilvánossága

1.   Az Ajánlatkérő minden egyes közbeszerzési eljárását – annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően – írásban dokumentálni kell. A közbeszerzési eljárás nyilvánosságát a Kbt. szerint kell biztosítani.

2. A Kbt.-ben rögzített, közzététel tárgyaként megjelölt dokumentumokat –a Kbt. vonatkozó rendelkezése szerint közzé kell tenni. A közzétételért a Közbeszerzési és Informatikai Csoport vezetője a felelős

3. A közbeszerzési eljárás során Ajánlatkérő nevében jognyilatkozatot, az adott eljárásra meghatározott felelősségi rend szerint arra feljogosított személy (a Döntéshozó, ill. annak  képviselője, valamint a Bíráló Bizottság elnöke) csak írásban tehet.

4. Az Ajánlatkérő a Hivatal iratkezelési szabályzatának előírásai szerint gondoskodik a közbeszerzésekkel kapcsolatos iratok biztonságos elhelyezéséről, kezeléséről és megőrzéséről. Az egy ügyhöz (egy eljáráshoz) kapcsolódó valamennyi irat egyben, folyamatos sorszámozással történő iktatásáról a Közbeszerzési Csoportköteles gondoskodni.

5. Amennyiben bármely okból valamely eredeti okirat a Hivatal birtokából kikerül, arról haladéktalanul másolatot kell az aktában elhelyezni, melyen fel kell tüntetni, hogy az eredeti okirat mely személynél/szervnél található meg.

4. pont

A határidők

1. Az adott eljárásban irányadó, Kbt. szerinti – felelősségi rendben rögzített - határidők betartásáról az adott határidővel érintett eljárási cselekmény címzettje, ilyen hiányában a Bíráló Bizottság elnöke köteles gondoskodni.

2.  A Bíráló Bizottságnak 5 munkanap áll rendelkezésére az eljárás megindításához szükséges feladatok (ajánlati/részvételi felhívás elkészítés, megküldés, dokumentáció elkészítése, hirdetmény feladás,) ellátására, kivéve, ha jogszabály másként rendelkezik. A határidő kezdete - a beszerzési igény pontos műszaki tartalmát (minőségi, mennyiségi adatokat, szakmai specifikációt), a közbeszerzés értékét (becsérték) meghatározó - eljárás előkészítését indító lap döntéshozó általi aláírásának napja, ill. jogszabályi határidő esetén a jogszabály által megállapított nap. A határidő indokolt esetben – amennyiben jogszabály nem tiltja - további 5 nappal meghosszabbítható.

3. A hirdetmény közzétételével kapcsolatos (ellenőrzési) díjak összegének utalásáról a Közgazdasági Iroda vezetője intézkedik a Közbeszerzési Csoport által készített feljegyzés alapján, annak kézhezvételétől számított 2 munkanapon belül. Az ellenőrzési díj mértékét a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet tartalmazza

5. pont

Összeférhetetlenségi és titoktartási szabályok

1.  A Kbt. 24. §-ban foglalt összeférhetetlenségi szabályokat a közbeszerzési eljárás előkészítésétől kezdődően a közbeszerzési eljárás lezárásáig alkalmazni kell.

2. A közbeszerzési eljárásba az Ajánlatkérő részéről bevont személy felelőssége, hogy a közbeszerzési eljárás során az összeférhetetlenségét folyamatosan vizsgálja, arról nyilatkozzon és az esetlegesen bekövetkezett változásokról a Közbeszerzési Csoportot értesítse.

3.  A közbeszerzési eljárásba bevont személy – ide értve a Döntéshozó személyét is - a bevonását követően köteles nyilatkozni az összeférhetetlenség fenn, illetve fenn nem állásáról az erre rendszeresített nyomtatvány kitöltésével (6. számú melléklet), illetve a Kbt. vonatkozó rendelkezései által meghatározott esetben köteles csatolni a távolmaradási nyilatkozatot.

 

4. Az eljárásba bevont személy tevékenységét addig nem kezdheti meg, ameddig a fenti nyilatkozatok rendelkezésre nem állnak.

5.  Amennyiben az összeférhetetlenség a nyilatkozat aláírását követően áll be, úgy köteles a  Közbeszerzési Csoportot  erről haladéktalanul értesíteni, aki intézkedik az új Bíráló Bizottsági tag/egyéb bevont személy kijelölésének kezdeményezéséről.

6.  Az összeférhetetlenségi és titoktartási szabályok betartásáért az érintett munka-, polgári- illetve büntetőjogi felelősséggel tartozik.

7. A közbeszerzési eljárások során a közbeszerzési eljárásba bevont személyek (szervezetek) kötelesek a tudomásukra jutott információkat bizalmasan kezelni. Amennyiben valamely személy esetében kiderül, hogy a titoktartási kötelezettségét megszegte, a közbeszerzési eljárásban való további részvételből azonnal ki kell zárni, és pótlásáról – ha indokolt – gondoskodni kell. Felelősségre vonása érdekében teendő jogi lépések kezdeményezéséről a Döntéshozó határoz.

8.   A titoktartás kiterjed az Ajánlattevőktől bekért vagy kapott információkra is. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személy az Ajánlattevőktől tudomására jutott információkat köteles bizalmasan kezelni, azokat csak a közbeszerzési eljárásban ellátandó feladatai teljesítése érdekében használhatja fel.

6. pont

A beszerzés tervezése, beszerzési igények minősítése

6.1.    A beszerzés tervezése

6.1..1.  A beszerzési igény szakmai tartalmának, a megkötendő szerződés finanszírozási és jogi feltételeinek meghatározása, a szerződő partner kiválasztása és határidőre történő teljesítése, azaz az önkormányzati feladatellátást szolgáló beszerzési igény határidőre történő teljesítése érdekében a Hivatal szervezeti egységei kötelesek együttműködni.

6.1.2. A hatékony együttműködés megszervezése a beszerzés tárgya szerinti szakiroda feladata.

6.1.3. A szakiroda vezetője a beszerzés tervezése során – különösen városfejlesztési-, üzemeltetési szempontból jelentős, vagy jelentős értékű beszerzési igény esetén - konzultációt, munkacsoport felállítását, külső szakértő bevonását, az adott eljárás előkészítésére irányadó ütemterv készítését kezdeményezheti a jegyzőnél.

6.1.4. A tervezés körébe tartozó feladatok különösen:

-  igény-, helyzet-, illetőleg piacfelmérés, (szakiroda)

- beszerzés tárgyának meghatározása, (szakiroda

- becsült érték meghatározása, (szakiroda)

- a beszerzés Kbt. szerinti minősítése (JPI)

- az eljárásba bevonandó személyek megbízása, (szakiroda javaslatára a Döntéshozó)

- javaslat eljárási rezsim és típus kiválasztására, (JPI)

6.1.5. A helyzet-, illetőleg piacfelmérést, valamint a becsült érték meghatározását a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező iroda végzi oly módon, hogy lehetőség szerint 3 db előzetes, indikatív árajánlatot kér be az adott eljárás vonatkozásában, vagy nyilvánosan elérhető honlapról kigyűjti a beszerzés tárgyára vonatkozó piaci árat (árakat), vagy a szakmai kamarai honlapról letölti az adott szolgáltatás megrendelése esetén alkalmazandó kamarai ajánlást, illetve más, arra alkalmas módon dokumentálja a beszerzés becsült értékét. A becsérték meghatározásának módszerét a közbeszerzési eljárás előkészítését elrendelő lapon a szakiroda vezetője feltünteti.

6.2. A beszerzési igény minősítése

6.2.1. A Közbeszerzési Csoport feladata a felmerülő beszerzési igények közbeszerzési szempontból történő minősítése, a Kbt. vonatkozó rendelkezései alapján. A minősítés eredményét a Közbeszerzési Csoport a Beszerzés minősítő lapon rörzíti, és rövid indoklással javaslatot tesz az alkalmazandó beszerzési eljárás módjára (közbeszerzés, avagy értékhatár alatti beszerzés).. (1. számú melléklet),

7. pont

Közbeszerzési eljárások előkészítése, megindítása

 

 

1.   A közbeszerzési eljárás előkészítésének elrendelése az erre rendszeresített nyomtatvány kitöltésével, szükség esetén melléklet csatolásával történik. (4. számú melléklet).

2.      A közbeszerzési tervben szereplő közbeszerzési eljárás előkészítését - a közbeszerzés tárgya szerinti, a Hivatal szervezeti egységei közötti munkamegosztásról szóló szabályzat alapján szakértelemmel rendelkező iroda kezdeményezése alapján - a Döntéshozó rendeli el. Amennyiben a közbeszerzés építési beruházás megvalósítására, vagy annak előkészítő tevékenységére irányul, a közbeszerzési eljárás megindítása akkor lehetséges, ha azt megelőzően az önkormányzati beruházások előkészítéséről, jóváhagyásáról és megvalósítási rendjéről szóló 21/2011. (III.25.) számú önkormányzati rendeletben (továbbiakban: Rendelet) meghatározott célokmány/előkészítési engedélyokmány aláírásra került.

3.     Már megkötött szerződés (pl.: keretmegállapodás) terhére történő beszerzési igény esetén az erre rendszeresített formanyomtatvány (Lehívási igény) kitöltésével kell kezdeményezni a Közbeszerzési Csoport nál a beszerzést. (2. számú melléklet).

4.   Az eljárások előkészítését a Közbeszerzési Csoport koordinálja, ő felel a 4. pont (3) bekezdés szerinti határidő betartásáért, szükség esetén kezdeményezi a határidő meghosszabbítását a Döntéshozónál.

5.  Az előkészítés körébe tartozó feladatok különösen:

- Bíráló Bizottság (továbbiakban: Bizottság vagy BB) felállítása, tagok megbízása, ülésrend javaslat elkészítése

- összeférhetetlenségi, adott esetben távolmaradási nyilatkozatok bekérése, (JPI)

- Ajánlati/részvételi felhívás, elkészítése, (BB)

- releváns határidők, határnapok megjelölése (ide értve az egyes hatáskörök gyakorlóira vonatkozó határnapot és határidőt is), (BB)

- dokumentáció elkészítése különös tekintettel a közbeszerzési műszaki leírásra és a szerződéstervezetre (szerződési feltételekre), (BB)

- a 6.1.4. pontban meghatározott feladatok (ott megjelölt szervezeti egységek).

6. Amennyiben az előkészítés – különösen a közbeszerzési dokumentáció tartalmának meghatározása - során a közbeszerzés tárgya szerinti szakértő bevonásának igénye merül fel, úgy a BB elnöke erről haladéktalanul írásban tájékoztatja a döntéshozót.

8. pont

Az ajánlatkérő nevében eljáró és az eljárásba bevont személyek

1.  A közbeszerzési eljárás valamennyi szakaszában (így különösen annak előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során) az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, pénzügyi és jogi – szakértelemmel kell rendelkezniük.

2. Az Önkormányzat közbeszerzési eljárásai lefolytatásának támogatásához hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásáról a Döntéshozó gondoskodik. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladatait teljes körűen a vele kötött szerződés határozza meg.

3.  Amennyiben az eljárás sikeres lefolytatásához annak tárgya szerinti szakértelem a Hivatalon belül nem biztosítható megfelelően, külső szakértő bevonásával kell a Kbt. 22.§ (3) bekezdése szerinti törvényi követelményt teljesíteni. A külső szakértő rendelkezésre állásáról a szakiroda kezdeményezésére a Döntéshozó köteles gondoskodni.

 

II. A közbeszerzési eljárás  Lefolytatása, résztvevőiNEK feladatai ÉS FELELőSSÉGE

9. pont

Döntéshozó

1. Az Önkormányzat, mint Ajánlatkérő nevében lebonyolított közbeszerzések esetében főszabályként döntéshozó a Polgármester. Kivételt képeznek azok a beszerzések, amelyek tárgyában az eljárást lezáró döntés meghozatala a helyi önkormányzatokról szóló törvény, vagy más jogszabály alapján a Közgyűlés kizárólagos hatáskörébe tartozik.

2. A Polgármester, mint döntéshozó jogosult a jelen szabályzatban meghatározott felelősségi körök alapján az adott közbeszerzési eljárás előkészítése során a belső felelősségi rend megállapítására és a Bíráló Bizottság felállítására, továbbá az (1) bekezdésben megjelölt kivétellel az eljárás eredményének megállapítására.

3. A Döntéshozó - a Bíráló Bizottság döntés-előkészítő anyagai alapján - az eljárást lezáró döntést meghozza.

4. Amennyiben a Döntéshozó az eljárás eredménytelensége mellett dönt, köteles döntésében megjelölni, hogy indít-e új eljárást. Döntési javaslattal ellentétes döntését indokolnia kell.

5.  A Döntéshozó köteles a döntését – feltéve, hogy a döntési javaslatot megfelelő időben kézhez vette –  a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően határidőben meghozni.

6. A Döntéshozó felel a döntés jog-, és célszerűségéért.

7. A döntéshozó a döntési javaslatot tartalmazó Bíráló Bizottsági jegyzőkönyvet döntéshozatali záradékkal látja el.

8. A Közgyűlés a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatalára irányuló javaslatról név szerinti szavazással határoz.

10. pont

Bíráló Bizottság

A közbeszerzés megvalósítása során az eljárás valamennyi résztvevője köteles körültekintően, szakszerűen és határidőben elvégezni feladatát a Kbt. alapelveinek és az Önkormányzat érdekeinek érvényre juttatása érdekében.

1. Minden egyes közbeszerzési eljárásban Bíráló Bizottság (továbbiakban Bizottság) kerül felállításra. Egyidejűleg több Bizottság is működhet, így egy személy akár egyszerre több Bizottság tagja is lehet. A Bizottságban az Ajánlatkérővel közalkalmazotti, köztisztviselői jogviszonyban nem álló személy is részt vehet (a továbbiakban: külső szakértő tag).

2.  A Bizottság mandátuma a kijelölésétől az eljárás befejezéséig tart, ami az eredményről, vagy eredménytelenségről szóló tájékoztató hirdetmény megküldésének időpontja. A Bizottság érdemi intézkedéseinek, döntési javaslatainak meghozatala során a közbeszerzés tárgya szerinti, a pénzügyi és a jogi-közbeszerzési szakértelmet biztosítani kell.

3. A Bizottság tagjait minden közbeszerzési eljárás esetén - a Közbeszerzési Csoport javaslatára - írásban a Döntéshozó jelöli ki a megbízólevél aláírásával (eseti Bíráló Bizottság) .  A Döntéshozó felállíthat állandó, több eljárásra kiterjedő hatáskörrel rendelkező Bíráló Bizottságot is. (3. számú melléklet).

4. A Bizottság munkáját  az elnök szervezi valamint képviseli ajánlatkérőt az eljárás lefolytatása során, amennyiben jogszabály, vagy jelen szabályzat másképp nem rendelkezik.

5.  A Bizottság kötelező tagjai a következők:

- Közbeszerzési Csoport,

- a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező Iroda vezetője, vagy az általa delegált személy, vagy (megfelelő szakértelem hiányában) külső szakértő,

- a Közgazdasági Iroda vezetője, vagy az általa delegált személy, vagy (megfelelő szakértelem hiányában) külső szakértő,

- jogi szakértelemmel rendelkező személy,

6.   A bizottsági tagok kijelölésekor – illetve helyettesítések esetén – figyelembe kell venni a Kbt. ide vonatkozó rendelkezéseit. Egy Bíráló Bizottsági tag többféle szakértelemmel is rendelkezhet. A Bizottság megalakulását megelőzően részletesen ismertetni kell a tagokkal az összeférhetetlenségi és titoktartási előírások tartalmát és annak következményeit.

7.   A Döntéshozó a Bíráló Bizottságba a kötelező tagokon kívüli más tagot/tagokat is delegálhat.

8.  A Bizottság tagjainak kötelező személyesen részt venni a Bizottság munkájában és a Bizottsági üléseken. Amennyiben valamely tag a részvételre akár csak időlegesen is képtelenné válik (betegség, szabadság stb.), köteles azonnali hatállyal jelezni azt a Közbeszerzési Csoport nak, aki gondoskodik a helyettesítés kezdeményezéséről a delegálónál.

9.  A Bizottság feladatai:

- eljárási rezsim és típus meghatározása, mely során a Kbt. vonatkozó rendelkezésein túl figyelembe kell venni, hogy az Ajánlatkérő szempontjából összességében legelőnyösebb, a felelős gazdálkodást leginkább szolgáló eljárási forma kerüljön kiválasztásra,

- felhívás elkészítése, kizáró okok és alkalmassági feltételek meghatározása,

- értékelési (rész)szempontok és azok súlyának meghatározása az ajánlatok értékelésében,

- releváns határidők, határnapok megjelölése (ide értve az egyes hatáskörök gyakorlóira vonatkozó határnapot és határidőt is),

- dokumentáció elkészítése különös tekintettel a közbeszerzési műszaki leírásra és a szerződéstervezetre (szerződési feltételekre),

- kiegészítő tájékoztatás megadása,

- az esetleges konzultáción, helyszíni bejáráson a Bíráló Bizottság legalább két tagja köteles részt venni,

- részvételi jelentkezések, ajánlatok felbontásán történő részvétel,

- a bontásról, konzultációs, valamint a helyszíni bejárásról jegyzőkönyv elkészítése és az érintetteknek történő megküldése.

A Bizottság tagjainak általános és kötelező feladata az üléseken való aktív részvétel, az ülésekre való felkészülés, a bizottsági döntések meghozatalában való közreműködés.

•    Döntés a következő témákban:

o    Ajánlattevő(k)/részvételre jelentkező(k) alkalmassága, alkalmatlansága.

o    Ajánlattevő(k)/részvételre jelentkező(k) kizárása.

o    Ajánlat(ok)/részvételre jelentkezés(ek) érvényessége, érvénytelensége.

o    Az érvényes ajánlatok eljárást megindító felhívásban leírtak szerinti értékelése (pontozása).

•    A Döntéshozónak írásbeli szakvélemény és döntési javaslat készítése a javasolt beszerzésről és nyertes Ajánlattevő személyéről (döntési javaslat megtétele).

•    Szakmai támogatás biztosítása jogorvoslati eljárás esetén (a Bizottság mandátumának megszűnése után is), együttműködés a jogi képviselővel, hivatalos közbeszerzési szakértővel.

10.  A Bizottság tagjainak nevesített feladatai a következők:

· Összeférhetetlenségi nyilatkozatok megtétele.

· Az Ajánlatok kiértékelése és pontozása (alkalmasság, érvényesség, illetve a részszempontok alapján), a Kbt. 22.§ (4) bekezdés szerinti bírálati lap elkészítése.

 11. A Bíráló Bizottság a munkarendjét úgy határozza meg, hogy megfelelő időt biztosítson a döntéshozatalra.

11. pont

Közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező iroda

1. A Közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező irodák a Hivatal ügyrendjében megjelölt szervezeti egységek lehetnek.

2. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező iroda kötelezettsége, hogy a feladatkörében felmerülő beszerzési igényt a Közbeszerzési Csoporttal minősíttesse.

3. Az adott közbeszerzés tervezése, az eljárás előkészítése során a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező irodának az alábbi feladatai vannak:

  • Beszerzési igény jelzése – lehetőség szerint – a költségvetés készítésekor
  • Becsült érték megállapítása, tekintettel a Kbt.-ben foglaltakra
  • Amennyiben releváns, annak bejelentése, hogy a közbeszerzés az önkormányzati beruházások előkészítéséről, jóváhagyásáról és megvalósítási rendjéről szóló 21/2011.(III.25.) rendelet hatálya alá tartozik és az abban foglaltaknak megfelelő dokumentálása.
  • A beszerzés minősítésére szolgáló adatlap kitöltése és benyújtása a Közbeszerzési Csoport felé.
  • Kellő mennyiségű információ begyűjtése az indítani kívánt beszerzés tervezése során, az eljárás alapos, szakszerű előkészítése érdekében
  • Információk nyújtása az értékelési (rész)szempontok és azok súlyának meghatározásához
  • Tervdokumentumok, engedélyek rendelkezésre állásának biztosítása a Közbeszerzési Csoport r által megjelölt példányszámban.
  • Tárgyalásos eljárásoknál az Ajánlatkérő szükség szerinti képviselete.
  • A közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződések teljesítéséről szóló jelentés megküldése a Közbeszerzési Csoport nak.  (5. számú melléklet)
  • Felelősségi köre kiterjed a beszerzés szükségességére, célszerűségére, időszerűségére és a megkötött szerződés célszerűségére.
  • Közreműködés a közbeszerzési terv összeállításában.
  • Közbeszerzés tervezésének, eljárás indításának kezdeményezése, olyan időpontban, hogy a feladat végrehajtására vonatkozó szerződés a kellő időben létrejöhessen (közbeszerzési ütemterv/projektterv).
  • Szükség esetén szerződés módosításának kezdeményezése.
  • Kiegészítő tájékoztatás megadásában közreműködés.
  • Az eljárás lefolytatásához szükséges szakértelem hiánya esetén külső szakmai szakértő bevonásának kezdeményezése.

12. pont

Közgazdasági Iroda

1.  A Közgazdasági Irodának a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban a következő feladatai vannak:

Költségvetés készítésekor a felmerülő beszerzési igények tárgyában egyeztetés a szakirodákkal.

  • Az adott közbeszerzésre vonatkozó forrás rendelkezésre állásának igazolása, a költségvetési előirányzat meghatározása, a közbeszerzési eljárás előkészítését indító levél pénzügyi ellenjegyzése.
  • Az Ajánlattevők által benyújtott pénzügyi-számviteli jellegű kérdések megválaszolása, a válaszok eljuttatása a Közbeszerzési Csoport által megjelölt határidőre.
  • A Közbeszerzési Csoport értesítése a befolyt ajánlati biztosítékokról, illetve az ajánlati biztosítékok és az Ajánlatkérési Dokumentáció ellenértékének visszautalásáról.
  • Az Önkormányzat számára rendszeres vagy alkalomszerű pénzügyi kimutatások készítése a közbeszerzéshez kapcsolódó költségekről és bevételekről.
  • Felelősségi köre kiterjed a közbeszerzés pénzügyi fedezetének ellenőrzésére, a megkötött szerződésben foglalt pénzügyi teljesítések határidejének betartására, a likviditási forrás biztosítására.
  • Közzétételi/hirdetmény-feladási költségek átutalása iránti intézkedések megtétele a BB elnökének javaslatára.

13. pont

Közbeszerzési Csoport szerepe és feladatai

1.   A Közbeszerzési Csoport fő feladatai:

· az éves közbeszerzési terv összeállítása, (Tájékoztató a Közgyűlés részére)

· a konkrét közbeszerzési eljárásokhoz nem kapcsolódó közbeszerzési adatszolgáltatás elvégzése, nyilvánosság biztosítása a Kbt. előírásainak figyelembevételével

· a beszerzések minősítése a Kbt. vonatkozó rendelkezései alapján javaslat a közbeszerzési eljárások felelősségi rendjének meghatározására

· az adott eljárás felelősségi rendjéhez igazodóan a szükséges dokumentumok elkészítése, előkészítése, illetve intézkedés megtétele

· ellátja a Bíráló Bizottság létrehozásával kapcsolatos döntés előkészítési feladatokat és a Bíráló Bizottság működésével kapcsolatos koordinációs (elnöki) feladatokat

· a Bíráló Bizottság ülésein jegyzőkönyv készítéséről gondoskodik, mely tartalmazza az ajánlattételi felhívás, illetve adott esetben dokumentáció elfogadásáról szóló határozatokat, valamint a közbeszerzési eljárás lebonyolításával kapcsolatos ütemtervet szükség esetén a hirdetmények feladása, hirdetményellenőrzés díjának átutalása érdekében intézkedés a Közgazdasági Iroda felé

· az eljárás során beérkező kérdések kezelése, a Bíráló Bizottság tagjaihoz való eljuttatása, a beszerzést a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező irodának, illetve a kérdés megválaszolásában hatáskörrel rendelkező szervezeti egységnek vagy szakértőnek

· megjelenő hirdetmény ellenőrzése, hogy az megegyezik-e az Önkormányzat által kiküldöttel

· tárgyalásos eljárásoknál az Ajánlatkérő képviselete

· a döntési javaslatot tartalmazó Bíráló Bizottsági jegyzőkönyvet a Döntéshozónak döntéshozatalra átadja

· a közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerződéskötés koordinálása annak mindkét fél általi aláírásáig, a Hivatal vonatkozó szabályzatában foglaltak figyelembevételével

· jogorvoslati eljárás esetén Ajánlatkérő képviseletét ellátó  személy munkájának támogatása

· a Bíráló Bizottság működésével összefüggő minden irat megőrzésével, archiválásával, rendelkezésre bocsátásával kapcsolatos feladatok ellátása

· jegyzőkönyv készítése az adott eljárás felelősségi rendje szerint:

    • minden Bizottsági ülésről
    • helyszíni bejárásról / konzultációról
    • az ajánlatok bontásról

· A  Kbt. vonatkozó rendelkezései szerinti dokumentálás ellátása

· közbeszerzési kérdésekben szakmai állásfoglalás bekérése, a Kbt. előírásainak szakszerű gyakorlati alkalmazása, jogalkalmazást segítő kiadványok beszerzése

· közbeszerzési kérdésekben az Európai Bizottság, a Közbeszerzési Hatóság és a Közbeszerzési Döntőbizottság, valamint a bíróságok álláspontjának, döntéseinek, ítélkezési gyakorlatának megismerése

14. pont

Más ajánlatkérőkkel együttesen, illetve más ajánlatkérők javára lefolytatott eljárások szabályai

1.  Amennyiben Érd MJV Önkormányzata a Kbt. 21.§ (2) illetve (3) bekezdésének alkalmazásával más ajánlatkérő javára (vagy más ajánlatkérő javára is) folytat le közbeszerzési eljárást, úgy jelen szabályzat rendelkezéseit kell alkalmazni az alábbiak szerinti eltéréssel.

2.  Más ajánlatkérő javára (is) szolgáló közbeszerzési eljárás megvalósítására csak abban esetben kerülhet sor, ha az eljárás lefolytatására irányuló meghatalmazás és a felek közötti megbízási szerződés/együttműködési megállapodás aláírásra került.

3.  A (2) pont szerinti megállapodásban a közbeszerzési eljárással érintett feleknek rendelkezniük kell

- a beszerzés pontos műszaki tartalmának meghatározásáról, a becsértékről ill. annak megállapítási módjáról

- a költségelőlegezés,- térítés módjáról, esetleges díjmegállapításról

- a bíráló bizottság összetételéről, a bírálati szempontok meghatározásáról

- a rendelkezésre álló pénzügyi fedezet mértékéről

- jelen Közbeszerzési Szabályzat alkalmazásának kötelezettségéről

- a Bíráló Bizottság döntési javaslatát követő döntéshozatali eljárásról, ill. a döntéshozó személyéről.

15. pont

Közbeszerzési eljárás alapján kötött szerződés módosítása

1.  Annak megítélése, hogy a szerződés módosítása megtörténhet-e, illetve a szerződés módosítása új közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül megtörténhet-e, a Közbeszerzési Csoport feladata. A módosítás elbírálásakor a Közbeszerzési Csoportnak figyelembe kell vennie a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező iroda igényeit és indokait, (pl. a határidőkre, illetve a lényeges piaci körülményekre vonatkozóan) továbbá – amennyiben ilyen bevonásra került - a hivatalos közbeszerzési tanácsadó állásfoglalását.

2.  A Közbeszerzési Csoport feladata a közbeszerzési szerződések módosításának, valamint adott esetben az erről szóló tájékoztatónak az elkészítése, a hirdetmény megjelentetéséről való gondoskodás.

 

3.  Ha a szerződésmódosítási igények alapján közbeszerzési eljárás lefolytatására van szükség, akkor a Kbt. és jelen szabályzat szerint kell megfelelően eljárni.

16. pont

Jogorvoslati eljárások támogatása

1.   A közbeszerzési jogorvoslatokkal kapcsolatos feladatok kezelése a BB és a Döntéshozó hatáskörébe tartozik, melyhez megfelelő jogi-közbeszerzési tapasztalattal rendelkező szakembert kell igénybe venni.

2.     A jogorvoslati eljáráshoz szükséges iratanyagot a Közbeszerzési Csoport állítja össze és haladéktalanul a képviseletet ellátó személy, illetve szükség esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság, Közbeszerzési Hatóság, Európai Bizottság, hatáskörrel és illetékességgel rendelkező Bíróság rendelkezésére bocsátja.

3.  Az Ajánlatkérő hivatalos álláspontjának megfogalmazása, valamint az összes iratanyag   eljuttatása az illetékes szervek számára a képviseletet ellátó személy feladata.

4.  Az Ajánlatkérő nevében tett jogi nyilatkozatok előkészítéséhez a Döntéshozó köteles a beszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező iroda vezetőjét, vagy a megbízott szakmai szakértőt, illetve az eljárás Bíráló Bizottságának tagjait az eljárásba bevonni.

III. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELLENőRZÉSÉNEK RENDJE

17. pont

Közbeszerzési eljárások ellenőrzése

1.  A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzési rendszerben történő ellenőrzése a belső ellenőr, illetve a Jegyző hatáskörébe tartozik, a Belső ellenőrzés éves munkaterve szerint történik.

2.  Az ellenőrzés kiterjed az eljárások, valamint az eljárás során keletkezett dokumentumok rendszerezésének szabályszerűségére, valamint a szerződések megkötésére, módosítására és teljesítésére.

3.   A közbeszerzések monitoring rendszerben történő ellenőrzése a Jegyző hatáskörébe tartozik.

18. pont

Záró rendelkezések

1.  Az Ajánlatkérő szervezetnél közbeszerzést végző, illetve abba bevont személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni.

2.  Jelen szabályzat 2012. február 24. napján lép hatályba. Rendelkezéseit a hatálybalépését követően indult közbeszerzési eljárások esetében is alkalmazni kell. Jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg az Érd Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése 138/2011. (IV. 28.) számú határozatával jóváhagyott Közbeszerzési Szabályzat hatályát veszti.

 

Dr. Ferencz Dóra                                                               T. Mészáros András

jegyző                                                                                 polgármester

 

1. számú melléklet

BESZERZÉS MINőSÍTő LAP

 (új igény minősítésére)

 

 

Beszerzést igénylő szervezeti egység

 

Kapcsolattartó neve, telefonszáma

 

Beszerzés tárgya

 

 

 

 

Beszerzés mennyisége

 

Beszerzés becsült értéke, megállapításának módja

 

Munka, szállítás tervezett kezdete

 

Szerződés aláírásának tervezett dátuma

 

Szerződés időtartama

 

 

Javasolt szállító(k) megnevezése (meghívásos eljárás esetén)

 

 

 

Az adott évben a hasonló tárgyú beszerzések becsült összértéke az igénylő szervezetnél:

 

A közbeszerzési minősítés kért határideje

 

 

 

Érd,

…………………………..

……………………………..

Irodavezető

Átvevő

 

 

 

Beszerzés tárgyának Kbt. minősítése

 

Megjegyzés:

 

Minősítő aláírása dátum

 

 

2. számú melléklet

LEHÍVÁSI IGÉNY

meglévő szerződés (keretmegállapodás)  terhére történő lehíváshoz

 

 

Beszerzést igénylő szervezeti egység

 

Ügyintéző neve, telefonszáma

 

Vonatkozó szerződés (keretmegállapodás) megnevezése

 

Beszerzés tárgya

 

 

Beszerzés mennyisége

 

 

Beszerzés becsült értéke

 

 

Munka, szállítás tervezett kezdete

 

 

Szerződés időtartama/ teljesítés határideje:

 

 

A teljesítés helye

 

 

 

 

Érd, …....................

 

 Csatolt mellékletek:

- a beszerzés tárgynak részletes ismertetése, műszaki leírás, minőségi követelmények, szerződés    teljesítésével kapcsolatos különleges követelmények, igényelt teljesítési biztosítékok

- költségvetési kiírás

irodavezető

A közbeszerzési eljárás fedezete a ... évi költségvetés … előirányzata terhére biztosított.

közgazdasági irodavezető /aláírás kelte

A közbeszerzési eljárás megindítását javasolom:

jegyző/aláírás kelte

A közbeszerzési eljárás megindítását elrendelem:

döntéshozó/aláírás kelte

 

3. számú melléklet

MEGBÍZÓLEVÉL

részére

A megbízás tárgya: Közbeszerzési Bíráló Bizottság munkájában való részvétel

A közbeszerzési eljárás tárgya:

A megbízás időtartama:

A megbízottra vonatkozó általános szabályok:

A Bizottság tagja felelős a Közbeszerzési törvény (Kbt.) előírásainak betartásáért és a rábízott feladatok végrehajtásáért.

A Bizottság tagjának általános feladata az üléseken való aktív részvétel, az ülésekre való felkészülés, a bizottsági döntések meghozatalában való közreműködés.

Munkáját a Közbeszerzési Szabályzatban foglaltaknak megfelelően köteles végezni!

Érd,

döntéshozó

 

A megbízást elfogadom/ aláírás kelte:

 

4. számú melléklet

KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ELőKÉSZÍTÉSÉT INDÍTÓ  DOKUMENTUM

Beszerzést igénylő szervezeti egység:

Ügyintéző neve, telefonszáma:

Beszerzés tárgya:(Amennyiben releváns), annak bejelentése, hogy a közbeszerzés az önkormányzati beruházások előkészítéséről, jóváhagyásáról és megvalósítási rendjéről szóló 21/2011.(III.25.) ÖK rendelet hatálya alá tartozik. Igen/Nem

 

Engedélyezési/célokmány száma:

Beszerzés mennyisége:

Beszerzés becsült értéke:

Becsült érték megállapításának alapjául szolgáló dokumentumok:

Munka, szállítás tervezett kezdete:

Szerződés időtartama/ teljesítés határideje:

A beszerzés tárgynak részletes ismertetése, műszaki leírás, minőségi követelmények, szerződés teljesítésével kapcsolatos különleges követelmények, igényelt teljesítési biztosítékok:

Az ajánlattevőkkel szemben támasztott minimum követelmények ( műszaki, szakmai illetve pénzügyi alkalmasság):

Értékelési (rész)szempontok és azok súlyának meghatározása az ajánlatok értékelésében:

Az eljárásba bevonandó külső szakértő:

Csatolt mellékletek:

(1) műszaki/tender dokumentáció  …pl

(2) költségvetési kiírás …pl

Érd,

irodavezető

A közbeszerzési eljárás fedezete a … évi költségvetés … előirányzata terhére biztosított.

A külső szakértő alkalmazásának fedezete a ... évi költségvetés … előirányzata terhére biztosított.

közgazdasági irodavezető/aláírás kelte

A közbeszerzési eljárás megindítását javasolom:

jegyző/aláírás kelte

A közbeszerzési eljárás megindítását elrendelem:

döntéshozó/aláírás kelte

5. számú melléklet

JELENTÉS A SZERZőDÉS TELJESÍTÉSÉRőL

Szervezeti egység:

Ügyintéző neve, telefonszáma:

A szerződés meghatározása:

A nyertes ajánlattevőként szerződő fél neve, címe:

A szerződéskötés időpontja:

A szerződés időtartama vagy a teljesítés határideje:

A szerződés teljesítése szerződésszerű volt-e:

Nem szerződésszerű teljesítés esetén a szerződésszegés típusa, leírása, indoka:

A szerződésszegést elkövető(k) neve, címe:

A szerződést módosították-e:

Egyéb információk:

Érd,

 

irodavezető

6. számú melléklet

Összeférhetetlenségi, titoktartási és

szakértelmi  nyilatkozat

Alulírott

Név:

Lakcím:

An:

mint a Bíráló Bizottság tagja

az Érd Megyei Jogú Város Önkormányzata./ Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala (2030 Érd, Alsó u. 1-3.) ajánlatkérő által megindított

………………………………………………………………………………… tárgyú közbeszerzési eljárásban a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (Kbt.) a 24.§ (4) bekezdése alapján

k i j e l e n t e m

hogy velem szemben a Kbt. 24. §-ában meghatározott összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn.

Egyben kötelezettséget vállalok arra, hogy a fenti tárgyú közbeszerzési eljárással kapcsolatban tudomásomra jutott a Ptk. 81.§ (3) bekezdésében meghatározott, közérdekű nyilvános adatnak nem minősülő adatot üzleti titokként kezelem, az eljárással kapcsolatos közbeszerzői titkot megőrzöm, azt sem az eljárás befejezése előtt, sem pedig azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozom.

Tudomással bírok az összeférhetetlenség fennállásának és a titoktartási kötelezettségem megszegésének jogkövetkezményeiről.

Kötelezettséget vállalok továbbá arra, hogy a Bíráló Bizottság munkáját és a döntéshozó döntésének előkészítését lelkiismeretesen, a szakmai tudásomnak megfelelően segítem, és tudomásul veszem, hogy a Kbt. 22. §-ában foglaltak alapján a Bíráló Bizottság tagjaként a többi taggal együttesen a döntéshozó elé terjesztett javaslatok megalapozottságáért felelek.

Kijelentem továbbá, hogy a közbeszerzés tárgya szerinti*, jogi*, közbeszerzési*, pénzügyi* szakértelemmel

rendelkezem (Kbt. 22.§ (3)bekezdés).

Jelen nyilatkozatot a jogkövetkezmények ismeretében, minden befolyástól mentesen, saját kezűleg az alulírott helyen és napon írom alá.

Érd, dátum

………………………………………

aláírás

  • a megfelelő szakértelmet jelölő szavakat alá kell húzni”

 

 

Érd Megyei Jogú Város Közgyűlése 13 igen szavazattal, ellenszavazat és tartózkodás nélkül a következő határozatot hozta:

 

175/2014. (VI. 26.)

h a t á r o z a t

 Érd Megyei Jogú Város Önkormányzata Közbeszerzési Szabályzatának módosításáról 

Érd Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése az 53/2012. (II.23.) határozatával jóváhagyott Közbeszerzési Szabályzat módosítását elfogadja. A módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt Szabályzat a határozat mellékletét képezi.

Határidő: azonnal

 

Felelős: T. Mészáros András polgármester 

 

A határozat elfogadásáról a Közgyűlés az alábbiak szerint szavazott: 

Antunovits Antal

Igen

Bakai-Nagy Zita

Távol

Dr. Csőzik László

Távol

Donkó Ignác

Igen

Dr. Döcsakovszky Béla

Távol

Fülöp Sándorné

Igen

Jakab Béla

Távol

Kéri Mihály

Igen

Kopor Tihamér

Igen

Mészáros Mihály

Igen

Mórás Zsolt

Igen

Pulai Edina

Igen

Segesdi János

Távol

Szabó Béla

Igen

Tekauer Norbert

Igen

T. Mészáros András

Igen

Tóth Tamás

Igen

Dr. Veres Judit

Igen